https://ameblo.jp/aiko1122junkie/ 中小企業の新卒入社で配属されたのは秘書課でした。「ゆとり世代」ど真ん中で育ち、無駄にある謎の自信(笑)最近やっとまともになったかなと思える今日この頃。どうせなので、これから秘書になりゆく「ゆとり」たちの為にブログでも始めようと至った次第でございます。 ja 「1日のスケジュールを教えて」

この質問、意外と困るんです。
日によってかなり違うんですもの。

とりあえず、今週の月曜はこんな感じでした。

8：30 　出社〜予定確認
9：00　 朝礼〜清掃
9：30　 雑務処理、メール処理
10：00　役員出社（お茶出し、予定確認など）
10：30　会議準備やら顧客情報整理
12：00　食事（お昼寝）
13：00　ファイリング、名刺整理
15：00　来客対応
17：30　書類処理
18：30　帰社


こうやって書きだすと…なんだか暇そうですね。
がしかし、書き出すまでもない、ほんの数分の業務がいたるところに入り込んでいるので、席に1時間以上続けて座っていることはまずないです。外線・内線だけでもトータルすると結構な時間になります。この日はぎりぎりオフシーズンで割と落ち着いて業務が出来てる方でした。


しかし昨日、12月1日。朝からフル稼働 (笑)
なぜかというと、台車に山積みのお歳暮が届くからです。
1週間の内でも、業務内容も、汗をかく量もかなり違うのです。
※来週からは年末の挨拶ラッシュです


今回取り上げた、１日のスケジュールをご覧になって「意外と遅めの出社で、早く帰れるんだな」と感じた方もいらっしゃるやもしれません。
前回、「秘書のイメージ」について記載させていただきましたが、「朝早く出社、帰りはボスが帰社してから、通勤中に新聞紙！」みたいなイメージもお持ちではないでしょうか？私もそう思っていました。
実際のところ、私の勤務先では、「事務員はなるべく定時に帰社すべし」という暗黙の了解があるんです。
以前に、仕事が終わらず残業をしていた際に先輩から言われた一言「無駄残、給料泥棒」。ハートブレイク。もう少し歯に衣を着せちゃってくださいよ先輩…。
一応この話にも続きがあるんですが、それはまたいつかおいおい。

私の勤務先は「（基本）完全週休２日制・（割と）定時退社」という事務員の（ほぼ）理想勤務形態です。
もっというならば、「有給休暇を使いやすい、休日出勤・サービス残業なし、育休産休制度あり※実績付、男性社員（の大半）が女性に優しい、ボスたちも秘書に基本的に優しい※例外もあります」など、本当に恵まれた環境で仕事をできているなと感じております。（※ストレスや問題もそれなりにはありますよ（゜_゜））


話は戻りますが、「朝早く出社、帰りはボスが帰社してから、通勤中に新聞紙！」

朝早く出社→ボスたちの出社が基本的に遅いので、早朝の予定がない限り通勤ラッシュ出社です
帰りはボスが帰社してから→以前のボスはそうでしたが、今は来客や急ぎの業務がなければ基本定時退社です
通勤中に新聞紙→通勤中にちょこっとスマホ

10の会社があって、10人以上のボスがいれば、10人以上の秘書がいて、それぞれのスタイルがある。
まさに十人十色。秘書いろいろ。
おあとがよろしくないですが、また次回。
]]> https://ameblo.jp/aiko1122junkie/entry-12224933859.html Fri, 02 Dec 2016 12:34:51 +0900 さあさあ、やってまいります。（なにがっ？）
秘書にとって1年を通して一番忙しいとされる年末年始っ((( ；゜Д゜)))

実際、何が忙しいのか。
おおまかに言うと３つ。

①お歳暮
②年末年始のご挨拶・アポイントメント調整
③年賀状

え？ん？そんだけ？
いやいやいやいやいや（5回否定するほどに）
業務内容のオプションが私たちを忙しくさせるのです。
細かーく書くと大変なので、適度に書きます。

①お歳暮
・お歳暮の発注準備
→発送先の住所・役職は変更になっていないか、品物は前回と一緒なのか、追加はないのか…などなど。
※品物発注から、到着日までも住所変更がないかなど手は抜けません。
・頂いたお歳暮の処理
→こちらはお歳暮をお送りしているか、消費期限は大丈夫か…などなど。
※品物のその後は？：役員がお持ち帰りになられたり、社員に配布して処理しています。
・お礼状の作成

②年末年始のご挨拶・アポイントメント調整
・アポイントメントの調整（年末はもちろん、年始のアポも入ってきます）
→電話で受けて、スケジュールをいれていく。1件入れば、+同席者+手土産（以下、略）
※再調整はなるべく避けたい！のですが…もちろん、役員も直接予定を入れたりします。
あぁ、再調整。の方がまだましです。役員が自分で入れた予定を秘書に告げず忘れて当日の時間…あ、発覚の方が困りますからね(^_^;)
・前日に予定確認
→中には1ヶ月以上前にアポを取る方も見えます。そんな時は、先方様に1本連絡を入れるようにしています。
・当日の来客応対
→部屋の準備（空調とかね）、お出迎え、同席者への連絡、お茶出し、コーヒー出し、お見送り、お片付けなど。
・年始のご挨拶対応
→会社営業日の初日〜2日目はアポなしが多いので、玄関先で挨拶を済ませてしまいます。
が、来るたび役員探しに行っては、また呼びに行って、いただいたお年賀処理して…とにかくてんやわんやです。

③年賀状
＜年末＞
・デザインの選定、印刷
・送付先リストの確認、印刷
※はがき、切手の準備もお忘れなく！
＜年始＞
・はがきの仕分け（機械の如く、宛名ごとに振り分ける）
・いただいた年賀状に対し、こちらが出していない場合【出すor出さない】かチェック
・住所、役職などの変更確認
・お年玉チェック（抽選日が過ぎてからのんびりやっています）


これだけ書いて、あぁ、あれもこれも足りない…。
ざっくりこんな感じですが、これに加えて通常業務もパキパキ、年末年始のちょっとしたその他業務のぼちぼち。
1つ1つの業務自体は大したことではないんですけどね、なんせ細かい。
やり方は人それぞれだと思いますが、とにかくミスなく！が大前提なので、少し効率が悪くても“チェックリスト”を作成するのも一つの手だと思います。

これを1人でこなすのも大変ですが、秘書が2人、複数人になってくると、情報共有するのも大変なんです。これがまた。

本日はこんなところで。 ]]> https://ameblo.jp/aiko1122junkie/entry-12222448838.html Thu, 24 Nov 2016 12:37:16 +0900 生ぬるーく書かせていただきましたが、そもそも、秘書とはなんぞや？


「【秘書】とは、組織あるいは上司の書類面における仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、重要書類を扱う仕事であるということである。その他にも上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成など、「総務の専門家」として機能する。」（wikiより）
…らしいです。
「秘書」の共通する業務は一応、私もやっていました（ほっ…）。


幅ひろーく秘書をみていくと
「企業・役員秘書」「医療秘書」「議員秘書」などなど（〜以下略〜詳しくはwiki見てね）←wikiの回し者か！

私が該当するのは「企業・役員秘書」というやつ。
さらに言えば、「企業・役員秘書」にも種類があり、組織や企業の形態によって立場が異なります。

◆個人付きの秘書
ボスにマンツーマンで付き、直接指示を受け業務を行います。
肩書きとして、よく社長室付など目にします。運転手としての役割を担う方も見えます。

◆秘書室、秘書課所属の秘書
複数名で秘書業務を行う場合が多いです。チーム体制で業務のサポートにあたります。
課内で役員全員を補佐したり、課内でもそれぞれの役員に担当を決めサポートしたり、企業によって様々らしいです。

◆チーム付き秘書
特定のチームなどに付き、チームが効率的に業務に取り組めるようサポートします。

◆兼務秘書
ボスの所属する部署の社員として勤務し、所属部署内の業務をこなしつつ、ボスのサポート業務も行います。


ちなみに私は、「秘書課に所属する秘書のような個人付きの秘書」。
秘書課といえど、所属人数1名(笑)現在は1人でボス2人の担当をしております。

ここまでいかにも秘書を知ったように記述してきましたが、8割はネット知識です。私は私がやってきたことしか知りません。
秘書の仕事は千差万別なのです。記述しているのも本当にざっくりで（途中から打ち疲れてきた）、こんなんちゃうわ！と思う方も見えるかもしれません。
会社の大小や方針はもちろんのことですが、補佐する“役員（ボス）”によって大きく変わるのです。

今まで、同じ会社内で過去現在含め6人の秘書として業務をしてきましたが、全く同じ業務内容の人はいません。
（仕事のベースは会社の方針があるので、大きくは変わりませんが）

ということで、あくまでも私の経験してきたことを書かせていただきます。それが正しいのかは置いといて。
ではまたそのうちm(_ _)m ]]> https://ameblo.jp/aiko1122junkie/entry-12220057144.html Wed, 16 Nov 2016 17:50:35 +0900 平成生まれの愛知県民なう。
「ゆとり秘書」でございます。（←自分で言う）

自己紹介は＼(^∀＼)そこら辺へ (／∀^)／おいておきまして、
皆さんの周りに「秘書（自称可）」はいらっしゃいますか？
そして、どのようなイメージをお持ちでしょうか？

ドラマなどに出てくる華やかで才色兼備なイメージを持たれてませんか？
（スーツにメガネ、スケジュール帳、きらんっ！みたいな）

私が実際に何回もしたやりとりですが、
1.Xさん「仕事何してるの？」
2.私「秘書。」
3.Xさん「えー！すごっ！気が利くんだ〜」
4.私「全然。普通の一般事務職だよ。」
※このやりとりが面倒で「2〜4」を省き、5.「OL」が最近の主流です

まさしくそうなのです。
特別な事も、たいした事もしておりません。
あくまでも組織の中の一部の一般職なのです。
「秘書」が偉いわけでもすごいわけでもなく
“役員（ボス）”が偉いのです。当たり前ですが。
もちろん、中には社長代理のようなスーパー秘書さんもいらっしゃると思いますが、
そんな人は雀の涙くらいの、ほーんの一部！なはず。


じゃあなんで、こんなブログ始めたんだよ？秘書自慢？
いやいや、そういうわけではなく、
「やばっこんなときどうすればいいの！？教えて！G●gle先生！！」
頼った時に先生は何も教えてくれなかった…orz
そんな時に、ひとつのアイディアとして役立てばいいな。
と思い筆を執った次第でございます。（いや、キーボードか）

ここでいう私の「秘書」とうのは「企業・役員秘書」というやつに該当します。
がしかし、あくまでも中小企業の一企業であるということをご承知おきのうえ、
ご覧いただければ幸いに存じますm(_ _)m

※注意※
おやっ…？とお思いのそこのあなた、違います。
別に私はオタクではありません。
ちょっとでも秘書の堅苦しいイメージなく読めればな…
と思っているだけですので！！全力否定 ]]> https://ameblo.jp/aiko1122junkie/entry-12219671061.html Tue, 15 Nov 2016 13:16:01 +0900