会議が終わったあと、

• 議事録をまとめるのに時間がかかる
• メモを見返しても、何が重要なのか分かりにくい
• 発言内容を整理するだけで時間が取られる
• 議事録を作成する担当者の負担が大きい

このようなお悩みはありませんか？

そこで活用したいのが、ChatGPTなどの生成AIです。

AIを使えば、会議中に取ったメモや文字起こしした内容をもとに、議事録の「たたき台」を短時間で作成できます。

今回は、会議議事録をAIで要約する基本的な手順を、できるだけ分かりやすく解説します。

1．まず会議の内容を文字にする

AIに議事録を作ってもらうためには、まず会議の内容をテキスト化します。

例えば、

• 会議中に取ったメモ
• Wordなどにまとめた内容
• オンライン会議の文字起こし
• 録音から作成した文字起こし
• 自分でまとめた箇条書き

などを利用できます。

ここで重要なのは、最初からきれいな文章にする必要はないということです。

例えば、

A社との契約について
来月から開始予定
金額については再確認
担当：田中さん
次回会議までに見積書を準備

この程度のメモでも、AIに整理させることができます。

2．AIに「どのように整理するか」を伝える

単純に、

「この文章を要約してください」

と入力するだけでも要約できます。

しかし、仕事で使うのであれば、どのような形式にしたいのかを具体的に指示するのがおすすめです。

例えば、次のように入力します。

以下の会議メモを議事録として整理してください。

【整理項目】
・会議の目的
・主な議題
・決定事項
・未決事項
・担当者
・期限
・次回までのアクション

内容に記載されていないことは推測せず、「記載なし」としてください。

このように指示すると、AIが情報を項目ごとに整理してくれます。

3．AIに会議メモを貼り付ける

次に、実際の会議メモや文字起こしをAIに入力します。

例えば、

以下が本日の会議内容です。

【会議メモ】
○新商品の発売時期について
4月発売を予定しているが、製造スケジュールを確認する必要あり。

○販売価格について
現在の価格案は○○円。
原価を再確認して最終決定する。

○広告について
SNS広告を活用する方向。
担当は田中さん。
来週までに広告案を作成する。

といった形です。

AIが内容を整理すると、

決定事項

• 新商品の発売に向けて準備を進める
• SNS広告を活用する

未決事項

• 発売時期の最終決定
• 販売価格の最終決定

アクション

• 製造スケジュールを確認
• 原価を再確認
• 田中さんが来週までに広告案を作成

というように整理できます。

4．「決定事項」と「やること」を分ける

議事録で特に重要なのが、

「何が決まったのか」

と

「誰が何をするのか」

を明確にすることです。

AIに次のように追加指示するのもおすすめです。

決定事項と、今後やるべきことを明確に分けてください。
また、「担当者」「期限」が分かるものは一覧表にしてください。

すると、例えば次のような形式にできます。

これなら、会議に参加していなかった人でも内容を把握しやすくなります。

5．AIが作った議事録を必ず確認する

ここが非常に重要です。

AIは便利ですが、作成された議事録をそのまま正式な議事録として使用するのは避けましょう。

特に確認したいのは、

• 日付
• 人名
• 金額
• 数字
• 決定事項
• 担当者
• 期限
• 発言者
• 契約や法律に関する内容

などです。

AIが文章の流れから内容を推測してしまう場合もあるため、最終確認は人が行うことが大切です。

AIには「議事録を完成させてもらう」というより、

「議事録作成のたたき台を作ってもらう」

という使い方がおすすめです。

6．さらに「読みやすくして」とAIに依頼する

最初に作った議事録が長すぎる場合は、さらにAIに整理してもらうこともできます。

例えば、

この議事録を、社内共有用として読みやすく整理してください。
重要な内容を優先し、重複している文章は削除してください。
決定事項と今後のアクションがすぐ分かる構成にしてください。

と指示します。

これだけでも、長い会議メモをかなり読みやすく整理できます。

会議議事録をAIで要約する基本の流れ

ここまでの手順をまとめると、次の5ステップです。

STEP 1

会議内容を文字にする

↓

STEP 2

AIに整理方法を指示する

↓

STEP 3

会議メモ・文字起こしを貼り付ける

↓

STEP 4

決定事項・担当者・期限を整理する

↓

STEP 5

人が内容を確認して完成させる

この流れを作っておけば、毎回ゼロから議事録を書く必要がなくなります。

AIに議事録を作ってもらうプロンプト

毎回指示を考えるのが面倒な場合は、以下のようなプロンプトをテンプレートとして保存しておくと便利です。

以下の会議内容を、社内共有用の議事録として整理してください。

【出力項目】
①会議名
②日時
③参加者
④会議の目的
⑤主な議題
⑥決定事項
⑦未決事項
⑧担当者・期限・アクション
⑨次回会議までに確認すること

内容に記載されていない情報は推測せず、「記載なし」としてください。
特に数字・日付・人名・金額については、元の文章にない情報を追加しないでください。

このテンプレートを保存しておけば、会議のたびに会議内容を貼り付けるだけで利用できます。

AIに任せる部分と、人が確認する部分を分ける

AIを仕事で活用するときに大切なのは、すべてをAIに任せることではありません。

例えば、

AIに任せる

• 長い文章の整理
• 要点の抽出
• 項目ごとの分類
• 箇条書きへの変換
• 表への整理
• 文章の読みやすさの改善

人が確認する

• 決定事項が正しいか
• 数字や金額が正しいか
• 担当者が正しいか
• 期限が正しいか
• 発言の意図が変わっていないか
• 社外に出して問題ない内容か

というように役割を分けると、AIをより安全に活用できます。

会議議事録は「AIに作らせる」のではなく「AIと一緒に作る」

AIを使うことで、議事録作成にかかる時間を減らせる可能性があります。

ただし、重要なのはAIが作った文章をそのまま使うことではありません。

会議内容をAIに整理してもらい、人が確認・修正する。

この流れを作ることで、

「議事録を書く時間を減らし、内容の確認に集中する」

という仕事の進め方ができます。

まずは、次回の会議で取ったメモをAIに整理させてみてください。

最初から完璧な使い方を目指す必要はありません。

「メモをAIに渡す → 要点を整理してもらう → 人が確認する」

この3ステップから始めるだけでも、AIを仕事に取り入れるきっかけになります。

アシストリッジでは、AIを仕事に活用する方法をご紹介しています

AIは、難しい専門知識がなければ使えないものではありません。

メール作成、文章作成、情報整理、議事録作成など、日常の仕事の中にある「時間のかかる作業」からAIを取り入れるのがおすすめです。

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「メールの返信に意外と時間がかかる」

「失礼のない文章にしようと考えているうちに、時間が過ぎてしまう」

「伝えたいことは決まっているのに、文章にするのが面倒」

仕事をしていると、こうした経験はありませんか？

メール返信は一通だけなら数分で終わることもありますが、毎日何通も対応していると、かなりの時間になります。

そこで便利なのが、ChatGPTを使ったメール返信文の作成です。

今回は、ChatGPTを使ってメール返信のたたき台を短時間で作る、シンプルな3ステップをご紹介します。

ChatGPTを使えばメール返信の「たたき台」を短時間で作れる

ChatGPTを使うポイントは、メールをすべて自分で書かなくてもよいということです。

相手から届いたメールと、こちらが伝えたい内容をChatGPTに伝えることで、返信文のたたき台を作ってもらえます。

基本的な流れは、

① メールを貼る
↓
② 条件を伝える
↓
③ 返信文を確認・修正する

この3ステップです。

それでは、具体的に見ていきましょう。

STEP1｜返信したいメールをChatGPTに貼る

まず、返信したいメールの内容をChatGPTに入力します。

例えば、

以下のメールに対する返信文を作ってください。

と入力したうえで、メール本文を貼り付けます。

メールをそのままコピー＆ペーストするだけでも構いません。

ただし、仕事で利用する場合は注意が必要です。

氏名、電話番号、住所、メールアドレス、顧客情報などの個人情報や、社外秘の情報をそのまま入力しないようにしましょう。

必要に応じて、

「山田様」→「〇〇様」
「株式会社〇〇」→「取引先A社」

など、情報を置き換えてから利用する方法もあります。

STEP2｜どんな返信文にしたいか条件を伝える

ここが、ChatGPTを上手に使うポイントです。

単に、

このメールに返信してください。

だけでも文章は作れます。

しかし、もう少し条件を伝えると、自分が求めている文章に近づけやすくなります。

例えば、

以下のメールに対する返信文を作ってください。
・丁寧な印象にしてください
・簡潔にまとめてください
・相手への感謝を入れてください
・明日の10時に伺うことを伝えてください

このように、

「誰に」「何を」「どんな雰囲気で」伝えたいのか

を具体的に伝えることがポイントです。

さらに、

• 文章を短めにする

• やわらかい表現にする

• ビジネス向けの文章にする

• 親しい取引先向けにする

• 箇条書きを文章にまとめる

などの条件を追加することもできます。

STEP3｜ChatGPTが作った返信文を確認・修正する

ChatGPTが返信文を作ってくれたら、そのまま送信するのではなく、必ず内容を確認しましょう。

特に確認したいのは、

□ 日時や場所に間違いがないか

□ 相手の名前や会社名に間違いがないか

□ 伝えたい内容が抜けていないか

□ 自分の意図と違う表現になっていないか

□ 自分らしい文章になっているか

という点です。

必要であれば、

もう少し柔らかい表現にしてください。

もう少し短くしてください。

相手に失礼のない文章に修正してください。

などと、ChatGPTに追加で指示することもできます。

つまり、ChatGPTに完成品を作ってもらうというより、

「文章作成の下書きを作ってもらい、自分で最終確認する」

という使い方がおすすめです。

実際に使えるメール返信プロンプト

例えば、次のような指示をChatGPTに入力できます。

以下のメールに対する返信文を作成してください。

【条件】
・丁寧で自然なビジネスメール
・長くなりすぎないようにする
・相手への感謝を入れる
・こちらから伝えたい内容を分かりやすくまとめる

【相手からのメール】
ここにメール本文を貼り付ける

【こちらから伝えたいこと】
・〇〇について了承した
・〇月〇日の〇時に伺う
・よろしくお願いしますと伝える

このように、**「メール本文＋条件＋伝えたいこと」**をセットで入力すると使いやすくなります。

ChatGPTを使うメリット

メール返信にChatGPTを活用すると、次のようなメリットがあります。

① 文章を考える時間を短縮できる

「何と書けばいいだろう？」と悩む時間を減らせます。

② 丁寧な文章のたたき台を作れる

自分で一から文章を考えるより、文章作成の負担を減らせます。

③ 長いメールの要点を整理しやすい

相手のメールが長い場合でも、返信に必要なポイントを整理する手助けになります。

④ 文章の言い換えにも使える

「もっと簡潔に」「もう少し柔らかく」など、文章の修正にも利用できます。

大切なのは「AIに丸投げしない」こと

ChatGPTは便利ですが、作成された文章をそのまま送ればよいというわけではありません。

特に仕事のメールでは、

AIが作った文章＝必ず正しい文章

とは限りません。

日時や金額、相手の名前などを間違えていないか、必ず確認する必要があります。

また、会社の機密情報や顧客情報などを扱う場合は、利用しているAIサービスの設定や会社のルールを確認することも重要です。

ChatGPTは、

「メールを代わりに送ってくれるもの」ではなく、「メールを書く時間を短縮するためのアシスタント」

として活用すると分かりやすいでしょう。

まとめ｜メール返信を「3分で終わらせる」ための考え方

ChatGPTを使ったメール返信は、難しい操作を覚える必要はありません。

基本は、

① メールを貼る
② 条件と伝えたい内容を入力する
③ 返信文を確認・修正する

この3ステップです。

毎日の仕事の中で、「文章を考える時間」が積み重なると、意外と大きな時間になります。

ChatGPTにすべてを任せるのではなく、

「考える負担を減らす」
「文章のたたき台を作る」
「自分で最終確認する」

という使い方を身につけることで、日々のメール対応を効率化できます。

まずは、普段届いているメールの返信を1通だけ選んで、試してみてはいかがでしょうか？

AIをうまく活用して、メール作成にかかる時間を少しずつ減らしていきましょう。

アシストリッジでは、AIを「難しいもの」ではなく「仕事で使える道具」として活用するための情報を発信しています。

ChatGPTをはじめとしたAIツールを、日々の業務効率化に役立てていきましょう。

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