「あの～、・・・（沈黙）、●●様から～、あの～、お電話が、あの～ありまして～・・・（沈黙）あの～、先日のこちらからの～、あの～、ご提案なんですけど～、あの～、私がお電話を～、あの～、とりまして～、あの～、担当は△△さんで～、あの～、内容としては～、あの～・・・（沈黙）。それであの～、私が電話で対応して～、あの～・・・△△さんは～、本日は～あの～、代わりに私が対応したんですけど～、あの～、外出でして～、あの～、△△さんには、あの～、メールでお知らせしておいたのですが、あの～・・・・」

なんとも疲れる話し方です（ふ～）。聞いている方が疲れますね。

でも実際にこんなやり取りをしてくる部下や同僚に悩まされている人はいるのではないでしょうか？

もしくは、自分を振り返ると、、、、（あっ、これって自分か？）

例えば、すぐに次の会議に向かわなければならない数分の間にデスクに戻って、こんな報告を受けたらどうですか？

私なら、「結論から言って！」とか、「つまり私はどうしたらいいの？」とか、つい強めの口調で言ってしまうかも。。。

この内容、人が違えばこんな風に話すでしょう。

「●●様からお電話いただいたので、報告です。先日のこちらからの提案を前向きに検討したいということで、もう一度打ち合わせの時間を取りたいとのことです。先方は、担当の方と上司の方も同席されるとのことでした。当社の担当は△△さんですが、本日外に出ているため、私の方で内容をうかがっておき、△△さんと課長宛てにメールで共有しています。先方は数日中に打ち合わせの日程について調整をしたいとのことでした。念のため確認してください。」

このように、話すことはその人の仕事の効率を良くも悪くもします。前者の方は何がいけないのか？？？？

皆さんはいくつ挙げられますか？

前者の人は、おそらくあらゆるところで効率が悪くなっていると思われます。その理由を挙げたらきりが無いですが、、、

□話の要領を得ないので、相手に正しい内容が伝わりにくい（その理由の一つは「あの～」の多さ）

□話が長いので、そもそも物理的に時間がかかっている

□話がまとまっていない人は、内容を整理する思考もこんがらがっている可能性が高い

□相手をイライラさせるために、業務上の協力を得にくい

□話がまとまらないので、大切なプレゼンなどは担当させられない

とにかく良いことはあまりありません。

こんな人に私がまずアドバイスすることは、、、当たり前のことですが、「５W1Hを明確に、短い文章で区切って話すこと」です。

文章に書くなら、箇条書きにするイメージで話すということ。

（いつ）先ほど（誰が）私が（何を）●●様からのお電話に対応しました。

（誰が）先方が（何を）先日の提案を前向きに考えているとのことです。

つきましては、（何を）もう一度打ち合わせをしたいとのことでです。

・・・・

こんな感じです。箇条書きのような短い文章は幼稚なようですが、実は簡潔で非常に明瞭に物事を伝えることが出来ます。

メモを残すイメージで話をしてみることから始めれば、自然と要点だけを伝えられるようになるでしょう。

気になることがあれば、相手はきっと確認の意味で質問してくれます。詳細はその際に伝えればよいですし、この件の場合には、メールを送っているので確認してほしい、と伝えているので、重要度の低い内容はメールに詳細を記載しておけばよいでしょう。

後者の方の話し方は何が良いのでしょうか？あなたがこの方が話している相手だと想像しながら分解してみましょう。

●●様からお電話いただいたので、報告です。　【「報告」であるという目的が明確になる】

先日のこちらからの提案を前向きに検討したいということで、もう一度打ち合わせの時間を取りたいとのことです。【どんな内容か簡潔に理解できる】

先方は、担当の方と上司の方も同席されるとのことでした。【先方の対応が分かり、こちらの対応をどうすればよいかイメージできる】

当社の担当は△△さんですが、本日外に出ているため、私の方で内容をうかがっておき、△△さんと課長宛てにメールで共有しています。【担当者にも共有されているということが分かる】

先方は数日中に打ち合わせの日程について調整をしたいとのことでした。【担当の△△と早めに確認をした方が良さそうだと判断できる】

念のため確認してください【メールを送っているから、私も後でメールを確認しよう、と決断できる】

分かりますか？話の内容を聞きながら状況を整理して、自分自身が関わるべき部分を判断していくことができます。これにより、この会話の終了段階で、この内容については一旦終了。あとはメールを確認するタイミングとその後の対応を△△と確認していくべきだとわかるのです。時間がない数分の時間で物事を判断でき、次の予定していた会議に向かっても問題ないのか、それとも優先的に対応すべきことなのかが判断できます。

人と話すのが苦手・・・なんていう人もいますが、それはもしかしたら前者のような話し方で相手とうまくコミュニケーションをとれていないと感じるからかもしれません。

感じられているなら、意識して話し方を変えてみれば周囲との関係や、仕事の仕方が変わるかもしれません。

話し方のコツを説く書籍は世の中にたくさんあります。それだけこのような悩みを持つ人は多いということ。自分だけではないからこそ「自分はダメだ」なんて考える必要はありませんが、デメリットが多い以上、できるだけ早く改善をすべきでしょう。

だとすると、書籍を読んで「なるほど、たしかに」「これなら自分でもできそうだ」なんて思えることがあれば、さっそく実行することを勧めます。書籍をどんなに読んでも、結局改善されないなら何の意味もありませんからね。