https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/ Excelって便利なソフトなのに、まだまだ使いこなしていない人が多いんですよね。もっとたくさんの人が使いこなして、少しでも楽に仕事を片付けてもらいたいな。記事は主に、Excelのこと、たまに趣味とか。 ja
前回の記事で書いた特に、表を作成する前に、イロイロ意識なんかしなくても、

「それなりの情報収集、それなりの表が作れる。」理由について補足します。



それは、普段から、自分なりのフィルターを通して、収集をしているからです。


「社員情報を管理する」といったとき、
真っ先に「趣味」とか、「好きな食べ物」とかを浮かべる人は少ないと思います。
（もちろん管理してもいいとは思いますし、目的によってはすべきかもしれません）

多くの人は、「氏名」と「住所」と「電話番号」という風に、
管理した方がよさそうな情報というのは、
深く考えるまでもなく　ぽん　ぽん　と頭に浮かんできます。


それは、「社員情報」という言葉にいくつかの意味が含まれていて、

「社員情報」＝「氏名」と「住所」と「電話番号」などといった認識が
それを収集する人の頭の中に存在するからです。

（そして、「電話番号」など、の「など」が曲者で、
人によっては「など」の中に「趣味」、「好きな食べ物」が含まれているため、
それを「管理した方がいい項目」として挙げてしまうことになります。）


なんとなくフィルターのままの情報収集だと、
貴方が「社員情報」という言葉として認識している項目のみ（氏名、住所、電話番号）しか
管理項目として浮かんできませんし、
逆に本来不要な「趣味」、「好きな食べ物」を管理する羽目になるのです。

そうすると、社会保険の手続きをするために、その社員情報の管理表を見たところで、
情報として足りず、結局他の書類や、資料から情報をかき集めることになります。



・・・つまり、言葉にはいくつかの意味や情報が付記していて
そして、それは人によって幅が有る、ので、

「社員情報」という言葉の意味だけを頼って情報を収集するのではなく、
「社員情報の管理をする目的」を明らかにする必要が有るのです。






]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11877116068.html Fri, 13 Jun 2014 06:38:13 +0900
貴方の事務作業を効率化して、貴方の心と時間にゆとりを生み出す。
事務カウンセラーの今村です。

さて、前回の記事の続きです。


１、情報収集

情報収集といっても、
手当たり次第に情報を集めればいいというわけではありません。

表を作る、何かを管理する、何かを分析する際には、何かしら「その目的」が有るはずです。
それを意識して、情報収集していきましょう。

・・・とはいっても、「目的を意識」しなくても、
実は、それなりの情報収集ができ、それなりの表というものは作成できます。

そのため、
既に表は作れているし、「目的を意識する」などといった面倒なことをしたくない、
という方もいらっしゃるかもしれません。

私もそうでした、
ですが、そのようにして作った表は、後になって、
「あ、この項目も必要かも」とか
「この項目は必要ないな」と項目の見直しが必要なことが頻繁に発生しませんか？？

もし、そんなことは無い、というのであれば、
貴方は、かなりセンスが良く、頭のいい方だと思いますので、
これから先の話は不要です。その感覚を今後も大切にしてもらえればと思います。


残念ながら私は、
そのセンスも、賢い頭も持ち合わせていないので、
「目的をもって」情報収集と、表作成を行っています。
効率的に作成し、集めた情報・作成した表を最大限に生かしたいからです。


---

では、前置きが長くなりましたが、
情報収集の目的を意識する例として、「社員情報」の管理表を作成してみます。

「社員情報」の管理表を作る前に、

「社員情報」を管理する目的を意識してみます。

「社員情報」を管理する目的として、
・社会保険の手続きを間違いなく行うため
・社員の誕生日月に食事に連れて行くため
が挙がったとします。


「社会保険の手続きを間違いなく行うため」であれば、
「生年月日」や「給料の情報」、「扶養家族の情報」（まだまだ沢山ありますが割愛）、、
というように、社会保険の手続きを間違いなく行うために必要な項目が浮かんできますし、

「社員の誕生日月に食事に連れて行くため」であれば、
「生年月日」、「好きな食べ物」や「アレルギー有無」などが挙がってきます。

それらを順に、集めていけば、社員情報の管理表は完成します。

ただし、このような込み入った（目的が入り混じった）情報管理の場合、
その表の作成は、実は相当難しく、目的を考え出すと混乱してきてしまいます。
目的とそれを満たすための情報を考え出すと、最初から上手く行く人は少ないでしょう。

このように、表を作り管理する目的が一つであることはまれで、
「目的を意識する」といっても、苦戦することも多く発生します。

その時は、目的をいくつかに絞って情報収集を始めてみるといいと思います。
（できれば一つがいいと思います。その理由は別記事で後述します）


つまり、今回の例でいえば、
最初から、「社員情報の管理表」を作ることを考えず、
まずは、「社会保険の手続きを間違いなく行うための表」を作ることを考えるべきなのです。

それが十分に機能してから、じゃあ、次は、
「社員の誕生日月に食事に連れて行くための表」を作ろう。
そのため（社員の誕生日月に食事に連れて行くための表を作るため）に、
今の表（社会保険の手続きを間違いなく行うための表）に足りないものは何だろう、
といった感じで情報を増やしていくことを考えるほうが、
情報管理としてはうまくいくことが多いのです。
そうやって出来上がったものが、データベース（DB）となります。

情報管理で失敗しがちなのは、初めから完璧なDBをを作ろうとしてしまうこと。


まずは、DBを作る事よりも、表（テーブル）を作ることを考えて、

何のための表なのか、を意識して情報収集をやってみましょう。


ざっと、情報を集めるために、必要な考え方を書いてみました。

今後もう少し細かく補足していきたいと思いますが、
とりあえずはここまで。



まとめ、

・表を作るためには、まずは、情報収集
・「何のための表」なのか目的を絞って、その目的を意識して情報収集を行う



---

おまけ。

ちなみに、「それなりの情報収集、それなりの表が作れる。」理由は・・・


それは、普段から、自分なりのフィルターを通して、収集をしているからです。


「社員情報を管理する」といったとき、
真っ先に「趣味」とか、「好きな食べ物」とかを浮かべる人は少ないと思います。
（もちろん管理してもいいとは思いますし、目的によってはすべきかもしれません）

多くの人は、「氏名」と「住所」と「電話番号」という風に、
管理した方がよさそうな情報というのは、
深く考えるまでもなく　ぽん　ぽん　と頭に浮かんできます。


それは、「社員情報」という言葉にいくつかの意味が含まれていて、

「社員情報」＝「氏名」と「住所」と「電話番号」などといった認識が
それを収集する人の頭の中に存在するからです。

（そして、「電話番号」など、の「など」が曲者で、
人によっては「など」の中に「趣味」、「好きな食べ物」が含まれているため、
それを「管理した方がいい項目」として挙げてしまうことになります。）


なんとなくフィルターのままの情報収集だと、
貴方が「社員情報」という言葉として認識している項目のみ（氏名、住所、電話番号）しか
管理項目として浮かんできませんし、
逆に本来不要な「趣味」、「好きな食べ物」を管理する羽目になるのです。

そうすると、社会保険の手続きをするために、その社員情報の管理表を見たところで、
情報として足りず、結局他の書類や、資料から情報をかき集めることになります。



・・・つまり、言葉にはいくつかの意味や情報が付記していて
そして、それは人によって幅が有る、ので、

「社員情報」という言葉の意味だけを頼って情報を収集するのではなく、
「社員情報の管理をする目的」を明らかにする必要が有るのです。







]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11876506052.html Thu, 12 Jun 2014 02:51:06 +0900 事務カウンセラーの今村です。



「表」、あまりにも、日常で目に触れる機会が多すぎて、
いまさらその「書き方」なんて考えたこともない。
そう思う方も多いかもしれません。
ですが、実際に自分で作成しようとすると、
意外と手が止まってしまって、なかなか書き進まない、ということはありませんか？


実は、表を作るまでに、貴方の頭の中では、


　１、情報（要素・データ）を集める　

　↓

　２、情報を分類する

　↓

　３、情報を整列する


といったことをしています。

言葉で書くと簡単ですし、
昨日挙げた　「色のついた○を並べる」のようなわかりやすい表作成であれば、
１、情報収集～３、情報整理まで比較的スムーズに行えますが、

これが、込み入った情報の整理（要素が多い、目的が多い）となると、
そう簡単にはいきません。

場合によっては、１、で止まってしまうことも有るくらいです。
「表の作成」、と一言で表現されますが、
その作業は、実は意外に難しい、ということ、
そして、貴方は普段そんな難しいことをやってのけている、という自信を持ってください。


次の記事以降、順を追って説明していきます。


]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11876503706.html Thu, 12 Jun 2014 02:21:47 +0900
今村です。
なぜかヤマムラに間違えられます。

データに、No.を振りたい、

人と、データを見ながら話すときに、

○番の～さん、とか○番の△社、とか

どのデータを指しているのかがわかる目印が必要になるケースって多いと思うのです。

その時に、連番をいちいち、1、2、3、4...とを打ち込むのは面倒です。

そう思う皆さんは、オートフィルを使って入力されている方も多いかと思います。

※オートフィル…最初の数値（たとえば1など）を入力してから、
そのセルの右下部分を下にドラッグしていくやり方。



けれど、もっと便利な方法が有るんです。
1から700まで一瞬で番号を振りたい！
そんな思いにこたえてくれる技が、
連続データの作成という方法でできます。

動画をご覧ください。


開始したい場所に、「開始値（今回は1）」を入力してから、
ホームタブの、右の方にある編集グループの「フィル」の「連続データの作成」をクリックし、
範囲を「列」にして、種類を「加算」、
増分値を「1」、停止値を「目標の値（今回は700）」と入力する。

それだけで、A列に、1から700までの値が入っちゃいます。

これを知ったときは感動しました～

あなたは、番号を振る時、どんな方法を使っていますか^^？
]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11865542589.html Fri, 30 May 2014 07:31:19 +0900
今村です。
なぜかヤマムラに間違えられます。

よく、

自主性が有るとか、主体性が有るとか表現されますが、

この言葉の差異、

改めて聞かれると分からないな、と思ったので調べてみました。

































　　　

自主性と主体性

	自主性がある	主体性がある
やるべきこと	誰かに与えられる	自分で考える
行動特性	反射的他人に言われる前にやる	考えてやる必要がない場合はやらない
他人からの干渉	なし	なし
自分の意思・判断	なし	有
リスク	とらない	取る

比較してみると分かりやすいですね。

主体性と自主性は似て非なるものですね。

主体性の方がレベルが二つくらい高そうですし、
そちらの方がかっこよさそうです。

ですが、もし、あなたが、新入社員であれば、まずは、
「自主性が有る」社員を目指せばいいのではないでしょうか。

また、もしあなたがアルバイトや、契約社員、
派遣社員など期間の定めが有る雇用をされている場合も、
「自主性」を持って職務にあたりましょう。



もし、あなたが、管理職など経営者と一体となって、
自社の有り方を考える立場にあるのであれば、
「主体性を持って」仕事にとりかかってください。

そんなあなたを見て、上司はもちろん、
部下、同僚でさえ、その姿で、
貴方のやる気や姿勢を評価するでしょうから。

]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11865345957.html Thu, 29 May 2014 22:55:42 +0900
今村です。
なぜかヤマムラに間違えられます。




あまり、活用されていない、

グループ化、

皆さんは使っていますか？

私は、

削除はできないけど、あまり使用しない、確認しない項目、
を隠すときに、よく使います。

人によっては、
列、行の「非表示」「表示」を同じ用途で使用されているかもしれません。

私は、ボタン一つで、「表示」と「非表示」が切り替えられる

グループ化の方が好きです＾＾

皆さんはどちらがお好みですか？




]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11865328677.html Thu, 29 May 2014 22:36:37 +0900
今村です。
なぜかヤマムラに間違えられます。





さて、

他者が作ったExcelを受け取ったとき、


下にスクロールすると、タイトル、項目が見えなくなる、ってこと

結構ありませんか？

自分用に使っている時は、
常にタイトルと、件名（氏名とか、社名とか）が見えるような
ウインドウ枠の固定をするんだけど、
なぜだか、なぜだか、

他の人から受け取るExcelは、

件名（氏名とか、社名とか）列だけの固定をする人が多い。

項目名って、結構大事だと思うのですが、

どうして、列だけ固定するんだろう。



皆さんは、どこでウインドウ枠の固定をしていますか？

]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11865157303.html Thu, 29 May 2014 22:21:48 +0900
今村です。
なぜかヤマムラに間違えられます。


Excelに関するつぶやきを主に書いています。

人から、Excelのデータ、

特に、一覧表（ターゲットリストや、プロジェクトや、
アポ取りリストなどの進捗表や、なにかの全工程表だったり、
とにかくイロイロな表。）を貰った時、


大抵、どこかのセルが「黄色」で塗りつぶされていませんか？


これってどういう意味なんでしょう？


人によって、「未確認」、「要注意」、「大事」、
「ここだけは見て」、「自分の備忘録」など、
黄色のセルには、その時々で様々な意味が込められています。

Excelの機能に、セルに色が付けることができる機能が有るのだから、
その機能を存分に使ってもらいたいものですが、

使用した際は、せめてそれの示す意味を、メールか口頭か、
シート内に記載するか、何かしらで教えて欲しいな、とおもいます。


私は、大体同じシート内に、オブジェクトを挿入してそこに書き込んだ上で、
絶対に認識を間違えてもらいたくない人には、口頭で伝えるようにしています。


貴方の職場では「黄色のセルの意味」どうやってお伝えしていますか？ ]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11863444466.html Wed, 28 May 2014 01:58:57 +0900
今村です。
よくヤマムラに間違えられます。


Excelに関するつぶやきを主に書いていきます。

「あるある！」と思っていただけたり、
「そうすればいいのか！」と気づいていただけたり、
「もっと、こうした方がいいよ！」という突込みだったり、
忙しいあなたに何か共感していただけて、


このブログを読んでいる時間が
少しでもリラックスできる時間になれば嬉しいです。

]]> https://ameblo.jp/excel-de-kaike2/entry-11863443078.html Wed, 28 May 2014 01:49:31 +0900