「○○社の事務職へご応募いただきありがとうございます」との応募意思の確認から、「ご都合のよい……」といった面接日の段取りまで、電話にて意思疎通をおこないます。

私の勤めている会社程度の規模では、面接を担当するものが直接アポイントをとることが多いと思われます。

アポイントをとった後に、別の担当者から「どうだった？」と聞かれるくらい最初の電話での印象は大切になります。

ということは、応募をした瞬間から面接は始まっているのです。

最近は携帯を連絡先にしている人が多いですが、

・外出時に連絡が掛かってきても大丈夫ですか？

話しにくいときは落ち着いて折り返しをする旨伝えましょう。

ボソボソと聞き取りにくい声で話すより好印象を与えます。

・自分のスケジュールがすぐに確認できますか？

なるべくなら最初の電話で面接日まで決めたいものです。

面接する側のスケジュールも徐々に埋まっていきます。

※一人採用が決まったらそれで終わりかもしれません

最初の電話応対ひとつであなたの評価は大きく変わります。

はっきりと明るい声で話し、自分の希望と相手の希望を調整し、礼儀正しく、できる人材であることをアピールしましょう。

字面の通りの書類関係から、電話応対、接客応対に掃除、お茶汲み、備品の手配に社内イベントの手伝い、総務、労務、経理、庶務といった区分けの中でもいろいろな仕事があります。

ここまでは、中小企業の事務職としては当たり前であると認識し、これに対応できる柔軟性やコミュニケーション能力は必要です。

さらに営業活動の手伝い、現場作業の手伝い、店頭接客の手伝いと「お手伝い」の名の下にまったく事務とは関係のない仕事を指示される場合もあります。

人手が足りなくなると事務と営業とどちらが本業か分からなくなる事もあるかもしれません。

通常、事務職といえばデスクワークですが、その会社によって職域は大きく変わってきます。

どうしても接客が苦手、立ち仕事での作業はできない。など人にはそれぞれできない仕事はありますし、やりたくない仕事もあります。

それぞれの会社が、事務職という職域をそれぞれ決めていますので、苦手な仕事、できない仕事がある人は面接のときにしっかり聞いておくのがよいでしょう。

まちがっても面接先やその周辺で気を抜くと「よさそうな子だったけどダメね」なんてことにもなっちゃいます……わたしも良かった方は密かに窓から帰る姿を観察しています。

さらに家に着くまでには、面接に受かったら入社するかを決めておかなくてはいけません。

通常、中小企業の事務職採用では採用期間は何日に終わるとは決まっていません。良い人がいれば、そこで終了、見つかるまでは延々と続きます。

逆に言えば、良い人材にはすぐさま声を掛けて押さえにかかります。

早ければその日のうちに「採用です。一緒に働きませんか」と声が掛かります。

そのときに「はい、喜んで」と返事ができなければ、それでおしまいです。「もう少し考える時間をください」「親と相談して」などの返事では「それでは、またご縁がありましたらよろしく」と終わってしまいます。

企業も時間を無駄にはしたくありませんので、ダメなら次の手をすぐ打つために結論はすぐに出します。

じっくり考えて「やっぱりいきたい、入社したい」となってもすでに遅いのです。

面接が終わった時点で、採用の連絡があったら受けるのか、断るのか、決断をおこなって後悔のないようにしてください。

別の機会にまた書きますが、面接者が感じる第一印象は大事にしてください。「なにか雰囲気が合わない」「ギスギスした感じがする」などは直感にしたがったほうがいいでしょう。

「採用」の連絡をもらえる人は、次もいい返事がもらえる可能性はありますので、断るときも自信を持っていきましょう。

目で得る情報＝見た目は、実際に面接担当者が目で見て得る情報なのでそこの部分に間違い、勘違い、だまされることはありません。

※化粧はどうなのかと問われれば、「ぜんぜんＯＫ」です。だって、いっしょに働くことになってもその人のすっぴんを見ることはありませんから、それが真実です。

対して、履歴書や職務経歴書に書かれていることや、それを元に質問し、答えてもらったことは本当のことかどうかの判断がつきません。

では、なぜ質問をするのか？

それは、前回書いたようにコミュニケーション能力があるかどうかとある程度の人となりを判断するためです。

見た目のなかには、容姿、ふるまい、表情、雰囲気などが含まれています。

その中で、私たち担当者が見ていることの一つに「一緒に働ける人か」ということがあります。

企業のカラーに合ったなどという言い方もありますが、そこまでいかなくても社会常識をわきまえた人であることは「事務職」での最低条件となります。

きれいで清潔な服装ですか？髪は乱れていませんか？つめは手入れされていますか？化粧は派手すぎず、すっぴんではありませんか？コートは脱いで建物に入っていますか？

あなたの中身が性格的に、能力的にどれだけすばらしくても、面接の短い時間では理解することはできません。

見た目は、見るだけで分かります。それだけで採用になるわけではありませんが、少なくとも不採用の理由にはなります。

職歴に自身のある方、能力に自身のある方、真面目にがんばれる方、見た目は重要なポイントです。くれぐれもおろそかにしないでください。

中小企業で言う「事務職」とは、総務全般のことで事務仕事のみをすればいいというわけではありません。

特に重要なのはコミュニケーションスキルです。

各部署への発信、部署間の調整、依頼された仕事の達成にはコミュニケーションをしっかり取り相手の言いたいことを理解する、こちらの言いたいことを理解してもらう能力が欠かせません。

それなのに面接のときにまともに会話すらできない方に今まで何名も出会いました。

面接を始めた時点で、「どうぞお帰りください」と言いたくなるような方も中にはいます。

「事務職」は、営業職ほどのコミュニケーション能力は求められていません。

「人と接するのが苦手だから、事務職に就きたい」そう思っている人は、もう一度「事務職」という仕事をよく調べ、本当に自分に合っているかを考えてください。

そこを間違えると何かの拍子に面接に受かってしまって就職をしたとしても、思い描いていた仕事内容とのギャップで悩み、やがては離職することになります。

今後、「事務職」の仕事内容についても書いていきたいと思いますが、通常の「コミュニケーションスキル」は必要であることをご理解ください。

事務職を本気で目指している方へ、実際の担当者よりアドバイスおよび実状をお伝えいたします。

と、かなり上から目線での書き出しになりましたが、こんなことを考えているんだな～など参考にしていただけたら幸いです。

まずは、自己紹介から。

関西の某地方都市の中小企業で総務部長をしておりますＭです。

年齢は40代、中小企業だけに面接はもちろん、労務、庶務、ありとあらゆる事を行うスーパー便利屋、ジェネラリストの鏡です。

さて、最近の求人状況は、やはり非常に厳しい状況にあり店舗スタッフなどは1人採用するに10万から20万円くらいかかっているのが実状です。

ただ、大阪の同業者に聞くと50万以上という話も聞きますので、まだましかなと思ったりもします。

その中で、本社総務の求人となると10数万円の求人広告で10数名の応募があり、まだ求人側有利の状況にあります。

応募者の中にもいろいろな方がいらっしゃいます。

①前職が事務職なので同じ職業に就きたい。

②とりあえず正社員になりたい。

③接客が苦手だから事務職になりたい。

④就職が決まらないのでなんとなく応募した。

①はともかく、②～④は、もう少しだけお考えいただき、その上で本気で事務職を目指す場合は、対策を行ったうえで応募をして見ませんか？

といろいろ書くことは、おやじの上から目線の説教になってしましますので、まずは簡単に

・事前確認：事務職に本当に向いていますか？

・面接準備：見た目は大事です、とても大事です、ほんとに大事です。

・面接終了：覚悟は決まっていますか？

の3つを個人的な目線から書いていきますので、興味のある方はご覧ください。

 Q1.ニックネームは？

総務部長

 Q2.最近のマイブームは？

ワイン

 Q1.好きな食べ物は？

肉と魚