新型コロナウィルスの蔓延で、

「今日の感染者数」に一喜一憂する日々が続き、

そろそろ皆様の中に、次の段階を見据えている方も多いのではないでしょうか。

外出自粛要請や緊急事態宣言発令を受け、

今回を機にテレワークを始めたという方も多いのではないかと思います。

今回は、そんなテレワークに関するお悩みが届いたので、共有します！

いただいたコメントは、こちら↓↓↓

4月から、憧れのテレワークが始まりました！

準備の手間なし！部屋着で楽ちん！仕事もはかどる！

いいことづくし！！！と思っていたのですが・・・実際は、

夜更かし、深酒、朝寝坊・・・

昼間もウトウト、はかどらず・・・

こんな私に、アドバイス欲しいです！！

ご相談ありがとうございます。

たしかに、テレワークは、良い面もたくさんありますが、

最初はなかなか集中できずにうまく生産性が上がらないですよね。

実は、私もテレワークで仕事をしていますので、

今回は、私がテレワークで仕事の生産性を上げるためにやった5つことをお伝えします！

すぐに試していただけることばかりなので、ぜひやってみてください！

詳細は、こちら↓↓↓

https://manual-lab.jp/category/work-style/

ぜひ読んでみてください！！

今日は、ここまでです。

他にも、困ったことがあれば、ぜひメッセージを

パパッとお答えします。

仕事の生産性が上がらないあなたへ　　すぐに始められる

テレワーク初心者の方へ　ぜひ読んでほしい　テレワーク最高

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株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング
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★動画マニュアル作成に関するお役立ちＨＰ★
　https://teachme.h-mbo.com/

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東京都の緊急事態宣言発令により、突然始まった、テレワーク・・・

社員に何をさせよう・・・入ってきた新人をどうやって教育しよう・・・

今回は、そんなお悩みが届いたので、共有します！

いただいた質問は、こちら↓↓↓

４月から入ってきた新人が、コロナの影響で出勤停止となりました。

「在宅でもできる教育」に頭を悩ませています。

とりあえず、店舗のマニュアルを渡すべきか？

それとも、ネットで探した新人マニュアルを渡すべきか？

何かいいアドバイスがあれば、お願いします。

ご質問ありがとうございます。

店舗マニュアルとなると、

何十枚、いや、何百枚にもわたって、

メニューやら接客やら、厨房レシピやらが書かれているイメージですが、

ぶっちゃけてしまうと、そんなマニュアルを覚えておけ！、なんて指示は、

何も知らない新入社員にとっては苦痛でしかありません・・・！

いやいや、本当に、相談していただいて良かったです。

今回は、テレワークにもってこい！の、

マニュアルツールをご紹介します。

これを使えば、新人教育もどんどん進められます。

それが、

動画マニュアル作成ツール「Ｔｅａｃｈｍｅ」です。

このツールは、

どこでも見られる！！というのが、今回のポイント。

Teachme Bizの閲覧条件は、

インターネットが見られる環境とログインに必要なIDとパスワードを付与されていること。

この2つが揃っていれば閲覧することが可能です。

また、マニュアルを探す時はキーワード検索ができるので、

見たいマニュアルをすぐに見つけることができます。

会社から、見てほしいマニュアルをリスト化して、新人に提示することもできます。

自分で、学びたいときに学びたいものを、何度でも見られる！

新人にとっても、わかりやすくて嬉しいですよね。

し・か・も！！

「見ておいてね」だけで終わらないのが、このツールの凄いところ。

なんと、閲覧履歴が確認できるので、

Ａ君はこのマニュアルを5回も見てるけど、Ｂさんは見ていないな。

なーんてことも、わかっちゃうのです。

まさに、新人にとっても、会社にとっても、使いやすいツールです。

ネットでよくある新人マニュアルを渡すなんて、もったいないです。

あなたの会社ならではのマニュアルをつくって、新人さんに渡してあげてください。

（私の会社は、マニュアル作成の代行もしておりますので、別途ご相談ください！）

その他、紙のマニュアルをまだ使っている方、

ぜひ検討してみてください！！

今日は、ここまでです。

他にも、困ったことがあれば、ぜひメッセージを

パパッとお答えします。

はじめてのマニュアルづくり　　マニュアルことはじめ

新人が入ってくるまでに　内製化　テレワーク

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今回は、

先日いただいた質問、

自社で動画マニュアルを内製化しようと思うのですが、

ポイントはなんでしょうか？

（動画大好き30代の方より。）

への回答をもう少し細かく説明します！

＜マニュアル作成フェーズのポイント＞

①マニュアルを作成する業務の選定

②作業手順・ルールの標準化
③マニュアル作成ツールの準備

④マニュアル閲覧環境・ネットワーク環境・セキュリティの整備
⑤作成計画の立案と進捗管理
⑥社内ヘルプデスクの設置
⑦完璧を求めない心持ち

＜マニュアル運用フェーズのポイント＞
①トリガー・タスクの設定
②利用状況の確認　　　↓↓↓ここからが前回の続き↓↓↓
 

③テスト＆技能検定の実施
マニュアルを導入する目的にもよりますが、

「多くの人がある業務を、一定のスピードと品質でできるようになる」ことを目指すのであれば、

それを確認するための機会が必要です。

それにはテストおよび技能検定を実施するのが最適です。

テストや技能検定を実施することで、

社員たちが自発的に動画マニュアルを見るようにもなります。

したがって、テストや技能検定がトリガー・タスクにもなってくれるのです。

④人事評価への反映
“ここまで出来たら理想的!!”というレベルの話ですが、

マニュアルの活用度合いを人事評価制度で評価できないかを検討してみましょう。

評価とリンクさせることができれば、否が応でも、マニュアルの活用は促進されるはずです。

いかがでしたか？

ぱぱっとお伝えするつもりが、ずいぶんと熱く語ってしまいました・・・

まだまだ質問をいただいておりますので、少しずつお答えしていきます

ぜひまた読んでください

はじめてのマニュアルづくり　　マニュアルことはじめ

新人が入ってくるまでに　内製化

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今回は、

先日いただいた質問、

自社で動画マニュアルを内製化しようと思うのですが、

ポイントはなんでしょうか？

（動画大好き30代の方より。）

への回答をもう少し細かく説明します！

＜マニュアル作成フェーズのポイント＞

①マニュアルを作成する業務の選定

②作業手順・ルールの標準化
③マニュアル作成ツールの準備

④マニュアル閲覧環境・ネットワーク環境・セキュリティの整備
⑤作成計画の立案と進捗管理
⑥社内ヘルプデスクの設置
⑦完璧を求めない心持ち　　　↓↓↓ここから、前回の続き↓↓↓

＜マニュアル運用フェーズのポイント＞
①トリガー・タスクの設定
出来上がったマニュアルを使ってもらうには、

マニュアルを使うキッカケとなるトリガー・タスクを決めなければなりません。

トリガーとは、「（銃の）引き金」のことです。

それが転じて、「出来事が起こるきっかけ」という意味で使っています。

マニュアルのトリガー・タスクとは

「必ずマニュアルを使う業務・マニュアルを使わなければ成立しない業務」のことです。

新人への技術指導やオリエンテーション、新商品の説明会等が、

マニュアルのトリガー・タスクとしては適しています。

②利用状況の確認
実際にマニュアルが使われているのか否かをチェックし、結果をフィードバックします。

使っていない人にペナルティを課す意味合いではなく、

せっかく時間と労力をかけて作った動画マニュアルが、使われない原因を突き止め、

使われる状態にする目的で実施しましょう。

ボタン一つで閲覧状況を確認できるシステムもありますが、

内製化の場合は、ヒアリングとアンケートの実施が妥当だと思います。

次回も、こちらについて書きたいと思います。

ぜひまた読んでください

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今回は、

先日いただいた質問、

自社で動画マニュアルを内製化しようと思うのですが、

ポイントはなんでしょうか？

（動画大好き30代の方より。）

への回答をもう少し細かく説明します！

＜マニュアル作成フェーズのポイント＞

①マニュアルを作成する業務の選定

②作業手順・ルールの標準化
③マニュアル作成ツールの準備　　　の続き↓↓↓

④マニュアル閲覧環境・ネットワーク環境・セキュリティの整備
完成した動画マニュアルを社員やパート・アルバイトが何で見ることになるのか、

その閲覧環境についてもこの段階で検討しなくてはなりません。

同時に職場や各店舗のネットワーク環境についても併せて確認してください。

社内サーバーやクラウドサーバーにアップロードしたマニュアルを快適に見るには、

それに適したネットワークの環境が必要です。

加えて、社員個人やパート・アルバイトも社内の機密情報へ頻繁にアクセスすることになるため、

セキュリティの強化もしなければなりません。

⑤作成計画の立案と進捗管理
マニュアル作成のPDCAをきちんと回すために、

マニュアル作成計画を立案し、メンバーで共有します。

また、その進捗管理を最低でも週1回のペースでは実行してください。

ここがいい加減で、“なあなあ”になってしまい内製化を断念する組織は多いものです。

⑥社内ヘルプデスクの設置
社内でマニュアル作成をお手伝いいただく方々は、マニュアル作成の専門家ではありません。

ビデオカメラやパソコンの使い方に精通しているかどうかもわかりません。

前向きな気持ちがあっても、知識やスキルが追いつかないと次第にモチベーションは落ちてしまいます。

そこをカバーするために、ヘルプデスクの機能を確立しましょう。

困った時に、すぐに相談に乗ってくれる状況があるのは、とても心強いものです。

⑦完璧を求めない心持ち
どんなにマニュアル作成の手順やルールを決め、レクチャーをしても、

マニュアル作成の素人が作るマニュアルですから、

専門家に外注したものと比較すれば品質が劣るのは当たり前です。

中には、上手に作るメンバーいるかも知れませんが、

関わった全員が高いレベルで作成できるというのは無理な話です。

完成したマニュアルに対して、『完璧を求め過ぎない』ことが重要です。

特に、マニュアル作成のプロセスにほとんとタッチしない経営者や経営幹部が、

出来上がったマニュアルだけを見てケチをつけるのは言語道断です。

うーん、まだまだありそうです。

作成段階だけでなく、運用面についても次回書きますね！

ぜひまた読んでください

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先日いただいた質問、

自社で動画マニュアルを内製化しようと思うのですが、

ポイントはなんでしょうか？

（動画大好き30代の方より。）

への回答をもう少し細かく説明します！

＜マニュアル作成フェーズのポイント＞

①マニュアルを作成する業務の選定
動画マニュアルに向いている業務とそうでない業務を選別し、

動画マニュアルを作成する業務を特定します。

やはり、動画マニュアルは動作を伴う業務に適しています。

一方で、帳票類の記入方法等は、スマホやタブレットの中に記入例を閉じ込めてしまうよりも、

原寸大の紙の記入例を見ながら書く方がラクなので、動画マニュアルに向いている業務とは言えません。

②作業手順・ルールの標準化
複数のメンバーがマニュアル作成を担当する場合には、

プロセスの数、文章作成のルール、箇条書きのルール等、

マニュアルを作成する手順やルールを決め、事前に周知しましょう。

特に、1本当たりの動画の長さを決めておいた方がいいでしょう。

10～20分も流しっぱなしで見る動画マニュアルは、見る方も苦痛ですし、

日常業務の中でちょっと確認したい時には使いにくくなってしまいます。

また、作業手順・ルールを決めたら、

作成を担当するメンバーには勉強会を開催し、レクチャーをしましょう。

作成手順をマニュアルにしておくことも有効でしょう。

③マニュアル作成ツールの準備
動画マニュアルを作成するには、動画を撮る道具が必要です。

会社でビデオカメラを用意するのか、個人のスマホやタブレットを借りるのか、

いずれにせよ動画を撮影する道具を準備しなければなりません。

また、それを編集するパソコンも必要になります。

動画の編集をすることになるのでそれに適したスペックのパソコンが好ましいです。

ここをケチると不快な環境での作業を強いることとなり、不満が出てしまいます。

長くなってしまったので、続きはまた次回！

ぜひまた読んでください

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前回までは、「マニュアルことはじめ」と題して、

はじめてマニュアルをつくる際の注意点をお伝えしましたが、

今回からは、実際にマニュアルをつくろうと思っている皆さんからいただいた質問に答えていきます！

それでは、さっそく今回の質問です！

自社で動画マニュアルを内製化しようと思うのですが、

ポイントはなんでしょうか？

（動画大好き30代の方より。）

ご質問ありがとうございます。

動画マニュアルを内製化するポイントは、

大きく『マニュアル作成』と『マニュアル運用』の２つのフェーズに分かれます！

それぞれのポイントを挙げてみましょう！

＜マニュアル作成フェーズのポイント＞
①マニュアルを作成する業務の選定
②作業手順・ルールの標準化
③マニュアル作成ツールの準備
④マニュアル閲覧環境・ネットワーク環境・セキュリティの整備
⑤作成計画の立案と進捗管理
⑥社内ヘルプデスクの設置
⑦完璧を求めない心持ち
 

＜マニュアル運用フェーズのポイント＞
①トリガー・タスクの設定
②利用状況の確認
③テスト＆技能検定の実施
④人事評価への反映
 

次回、こちらについて詳しく説明していきます。

他にも、困ったことがあれば、ぜひメッセージを

パパッとお答えします。

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マニュアルことはじめ、

第一弾は、

どの業務をマニュアルにしたらいいの！？　をしっかり見極める

第二弾は、

マニュアルづくりにもルールが必要！

でした。

第三弾は、

マニュアル作成スケジュールの検討

ということについて書いていきます。

いざ、マニュアルをつくることが決まっても、

「よし！明日からつくるぞ～！」とはいきませんよね。

皆さん、本来の業務がある中で、

残業して、（いや、失礼！）

合間をぬって、マニュアル作業に取り掛かると思うのです。

したがって、マニュアル作成の工程管理を厳格におこなうことがポイントになります。

「メイン業務で忙しい」という理由で、納期が遅れることを安易に容認してしまうと、

“それが当たり前”となり、完成が覚束なくなります。

こういう業務こそしっかりとスケジュールを決め、納期管理をしましょう！

工程管理のポイントは以下の通りです。

１） 作成するマニュアル１つひとつに納期を決める

　（「鈴木さんは担当の5本を月末までにお願い」は納期遅れの素）
２） （作成担当者が未熟な場合には）納期だけでなく、作業する日や時間帯も確認する
３） 最終期日を納期とするのではなく、後工程でのチェックを考慮し、２～３日の余裕を持たせる
４） マニュアル作成リストと納期は職場に貼り出し、他のメンバーも確認できるようにする
５） 最低でも週に1回は進捗を確認する（一人で作成する場合は、上司に報告する）

こういうところをしっかりしないと、

「あれ？マニュアル作成ってまだ終わってなかったの！？」なんてことになってしまいますからね！

他にも、困ったことがあれば、ぜひメッセージを

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マニュアルことはじめ、

第一弾は、

どの業務をマニュアルにしたらいいの！？　をしっかり見極める

でした。

第二弾は、

マニュアルづくりにもルールが必要！

ということについて書いていきます。

作成に携わるメンバーが複数いる場合はもちろん、

一人で作成する場合であっても、最初にマニュアル作成のルールを決めておきましょう！

後から変更すると、大変ですからね・・・！

１） マニュアルを作成するソフトはどうする？（Word、Excel、PowerPoint等）
２） マニュアルの基本フォーマットは？（ページサイズ・レイアウト・文字サイズ・フォント等）
３） 掲載する基本情報は？（ａ.手順　ｂ.ツール　ｃ.やり方は必須。加えて、理由や目的があるとより親切。）
４） 言葉づかいは？（「です・ます」調か「だ・である」調か、体言止めか用言止めか）
５） 時間や年の表記は？（西暦か和暦か、12時か12:00か）
６） 箇条書きの形式は？
７） 数字やカタカナを入力する際は全角？それとも半角？

お勧めを知りたい方、迷った方は、ぜひメッセージを

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マニュアルことはじめ、第一弾は、

どの業務をマニュアルにしたらいいの！？　

について書いていきます。

闇雲に、すべての業務をマニュアルにすればいいというものではありません。
マニュアルを作成した方がいい業務と無理にマニュアルにしなくてもいい業務があります。
したがって、あなたの職場の業務の中からマニュアルにすべき業務をしっかりと選別しましょう。

マニュアルを作成した方がいい業務の特徴は以下の５つです。
１）作業手順が明確で頻繁に変更されない
２）高い専門性や技術を必要としない
３）各部署との連携が必要となる
４）特定個人で完結せず、不特定多数が携わる
５）実施頻度が高い（月1回以上、必ず実施する）

まずは、職場にある業務を１）～５）の視点で精査してみてください。
 

迷った方は、ぜひメッセージを

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