(１)文書に関わる非生産的な時間とは、

　　①必要な文書を探し出す時間。＝検索　

　　②保管すべきかどうか迷う時間。　

　　③この文書を外部に提示してよいかどうかの判断。（機密性）

　　④同じような文書を何回も作ってしまう時間。

(２)上記を踏まえて、ファイリング・システムの目的とは、

　　①文書に関わる非生産的な時間をできるだけ排除すること。

　　②保管コストや管理コストを削減し、より高度な業務処理や判断業務が行

　　　える状態をつくること。

(３) ファイリング・システムはどのような視点から考えるか？

　　①不要な文書は廃棄する。

　　②私物化させない。

　　③すぐに取り出せる。

　　④保管から廃棄までを管理対象とする。

　　⑤組織的な制度として成立している。

(４) 文書の分類方法には以下のものがある

　■様式・標題別　

　　帳票類や伝票類のように、標題が定められている場合に、その標題を

　　そのままファイル名称とし、まとめる方法（例：○○申請書ファイ

　　ル、○○届書ファイル等）

　■案件（一件）別　

　　許認可の申請から処分まで、工事の計画から完了までの行政文書な

　　ど、一つの案件に係る文書を順序立ててまとめる方法（例：○○許可

　　（認可）一件ファイル、○○訴訟一件ファイル等）

　■特定のプロジェクト別

　　特許の出願から登録、異議申立てに対応する書類なども含め、一括してフ

　　ァイリング。

　■相手先別

　　顧客別に営業資料を整理しておけば、その顧客の動きを見直したりするこ

　　とで、今後の営業戦略を立てるときなどに便利です。官庁への提出資料を

　　一元管理ことも有用です。

　■時期別

　　同種の内容の行政文書を一定の期間ごとにまとめる方法（例：○年○月相

　　談案件ファイル、○年○月支払書ファイル等）　この方法は、人事や経

　　理、購買部門でよく採用される方法ですが、ほかに、工場の運転記録、品

　　質管理記録などをまとめるときに便利な方法です。

■仕事を能率的するグッズ

★半額セール★ビジネス文書の作成方法を学習するチュートリアルソフト◇e解説シリーズ 今すぐ使える Officeで作るビジネス文書

￥980

ハッピースマイル

メディアファイブ media5 アッという間に耳から習得+良識脳を創る!必携ビジネス教養編

￥3,078

イーベスト

日本法令CD-ROM 実用ビジネス文書文例集 テンプレート43

￥4,490

文具店TAG

セキュリティソフト搭載 USBメモリ（EU RoHS指令準拠） 1GB【MF-AU201GSV/RS】エレコム

￥1,134

エレコムダイレクトショップ

　　①上着の内ポケットなど取り出しやすい所に名刺を用意しておく

　　②相手の正面にたち、胸の位置に名刺を【　両手　】で差し出す。テーブル等がある場合は【　相手のところまで回り込む　】　。

　　③名刺交換は役職の【　上　】の者から済ませる。上司が同席している場合は上司に続く。

　　④名刺を出すのは【　目下　】の者から、あるいは【　訪問者の方　】が先になる。相手から先に出された場合は、「申し遅れました。」と一

　　　　言添える。

　　⑤名刺を【　相手　】向きに　【　両　】手で出しながら、社名、部署

　　　名、フルネームを名乗る。

　　（例）「ＡＢＣ商事　企画部　美山一郎　と申します」。

　　⑥相手が同時に名刺を差し出してきた場合は、自分の名刺を【　右　】手で持ち、【　左　】手で相手の名刺を受け取る。受け取ったら、すぐに右手を添えるようにする。

＊名刺を受け取ったら、【　「頂戴いたします。」】と一言添える。

＊この時、相手が差し出した名刺の高さよりも、やや【　低い　】位置で差し出す。（【　謙虚さ　】を表す）

　　＊読みがわからない時はその場で確認する。

　　⑦複数で商談する場合は、相手の【　座席位置　】に合わせて名刺を机に

　　　並べておく。その際は、相手先の【　トップ　】の人の名刺を名刺入れ

　　　の上に置いておく。

■仕事を決めるＭｙグッズ

　①『お食事はいただかれましたか？』

　　【Ａ】『お食事は召し上がりましたか？』　「いただく」は「食べる」の謙譲語。尊敬語をつくるときの型「～れる」を当てはめても尊敬語にならない。

　②『お名前を申してください。』

　　【Ａ】『お名前をおっしゃってくださいませ。』　「申す」は「言う」の謙譲語。

　③『拝見しますか？』

　　【Ａ】『ご覧になりますか？』　「拝見」は「見る」の謙譲語。

■【二重敬語　】

　④『お客様がおいでになられました。』

　　【Ａ】『お客様がおいでになりました。』「来る」の尊敬語である「おいでになる」に尊敬語をつくるときの型「～られる」を加えた二重敬語。

　⑤『お伺いさせていただきます。』

　　【Ａ】『お伺いいたします。』　「伺う」は「行く」の謙譲語。「させていただく」は自分が何かをすることを許してもらうという謙譲表現。謙譲語に謙譲語を重ねている。

　⑥『お召し上がりになってください。』

　　【Ａ】『召し上がってください。』　「食べる」の尊敬語である「召し上がる」に、尊敬語をつくる時の型「お～になる」を合わせた二重敬語。

　⑦上司に外出の時間を確かめるとき『何時ごろ参られますか？』

　　【Ａ】『何時ごろお出掛けになりますか？』　謙譲語の「参る」に尊敬語をつくる型を当てはめても尊敬語にはならない。

■【外部の人に対して、内部の者を言うとき】

　⇒尊敬語を使わない　

　⑧『青山部長は今、席にいらっしゃいません。』

　　【Ａ】『（部長の）青山はただいま（今）、席を外しております。』

　⑨『青山部長がよろしくとおっしゃっておりました。』

　　【Ａ】『（部長の）青山がよろしくと申しておりました。』

　　　　　・尊敬語である「おっしゃる」を謙譲語の「申す」にする。

　　　　　・普通の言い方の「いる」を謙譲語の「おる」にする。

■内部の者を言うときでも、その人の近親者に言うとき

　⇒尊敬語を使う　

　９『部長の青山は食事に出かけております。』

　　【Ａ】『青山部長（さん）は、食事で出掛けていらっしゃいます。』

　　　　　家族などに対して言う場合には「さん」をつけても構わない。

■こんな商品があった！

LOVE×LOVE×LOVE (ラヴトリプル) ブレスレット 214042NVB30454

￥8,980

Amazon.co.jp

【MU-RA】 パール シルバー ブレスレット SILVER 淡水パール ガラスビーズ ムーラ

￥6,090

MU-RA

swatch bijoux (スウォッチ ビジュ) ブレスレット ALL FOR ME JBM038-U

￥4,725

Amazon.co.jp

資生堂）ザ・コラーゲンタブレット126粒

￥2,980

Amazon.co.jp

★只今資生堂ザ・コラーゲンEXドリンク1本プレゼント★資生堂 ザ・コラーゲンEX〈タブレット〉120粒【3個セット】

￥14,550

マキタ薬局Yahoo!店

資生堂 アネッサ　パーフェクト ＵＶ サンスクリーン ＥＸＮ 60ml

￥2,940

資生堂

Solio（ソリオ）/太陽の力を蓄える！海でも山でも砂漠でもiPodに充電可能。(PC・携帯関連)

￥11,827

リコメン堂

モノクリスタル多結晶ソーラーパネル7W （小型太陽電池） Mono-crystal solar panel

￥8,500

Amazon.co.jp

自動車ファン　AUTO COOL(オートクール)　車用　ソーラーファン　エンジン始動時のカーエアコンの効果も早くなります　強力ソーラーファン　オートクールファン　太陽パネル

￥2,800

Amazon.co.jp

ソーラー式携帯充電器「ソラねこ」　【防災用品/ソーラーパネル・モバイル太陽電池】

￥5,040

e-レスキュー

ソーラー充電器GECH1014　ブルー

￥3,980

Amazon.co.jp

PARKER（パーカー）多機能ペン SONNET ORIGINALソネットオリジナル ステンレススチールGTマルチファンクションペン(ボールペン黒・ボールペン赤・0.5mmペンシル)

￥3,280

onHOME

TIFFANYティファニー ボールペン　TIFFANY&Co. ボールペンLT BLUE LACQ PP

￥11,300

ライパラ !

ティファニー ボールペン　TIFFANY&Co. 純銀ボールペン Tクリップ 13451109

￥16,400

ライパラ !

【MU-RA】 スタンドミラー 合金 ゴールドコーティング 鏡 キュービック ムーラ

￥3,780

MU-RA

【fe-fe】 ステンレスペアストラップ ステンレス フェフェ

￥10,500

fe-fe

tweety! ラインストーン付きハートストラップ

￥819

Amazon.co.jp

【HELLO KITTY Jewel】 ストラップ アクリル エポキシ樹脂 ハローキティージュエル

￥9,800

HELLO KITTY Jewel

【Pinky Girls】 ブラスペンダント＆ストラップ＆シュシュセット BRASS クリスタル

￥3,150

Pinky Girls

【fe-fe】 ステンレスストラップ ステンレス 牛革 ダイヤモンド フェフェ

￥5,250

fe-fe