架設することができるようになり、自分の会社を1人で独立開業する

人が増えてきました。

こうした人たちは、事務所を留守にする時、留守番電話をセットして出

かけるようになりました。留守番電話はこの時代からすでに存在していたのです。

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事務所に電話番の従業員を雇えない起業家にとっては、この留守番電話が唯一

のパートナーだったのです。

この時代の留守番電話は、出先から録音内容を聞くことができず、録音された用

件を聞くためには、その都度事務所へ帰らなければならず、大変不便なものでし

た。

とはいっても、1人で起業した人にとっては、当時としてはまだ珍しい留守番電話を

事務所に設置することができる人は幸運なほうであり、電話番を1人雇い入れてい

る環境が作り出せているのと同じことで、事務機器、通信機器の始まりといえるぐ

らい画期的なことでした。

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になっていますが、そもそもいつからこのようなサービスが市場に出てきたのでし

ょうか？？

それには、貸し電話というものがあった昭和20～30年代に遡ります。
ただ、これは商売ではなく、電話を持っている人の好意といえるものでした。

ビジネスとして貸し電話（電話代行）という業種が生まれたのは、昭和50年代前半

に開発された転送電話装置が世の中に出始めた頃であろうといわれています。

それまでも会社はあり、様々なビジネスが存在し、１人で独立開業する人々は少数

ながら存在していました。

戦後間もない頃は、電話の架設数が少なく、電話を引くのに半年、1年とかかる時代

でした。

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こうした時代背景があり、電話を必要とする人々は電話が引けるまでビジネスをスタ

ートできなかったり、電話が無いことを前提に開業をしていました。

しかし、遠方との取引が必要な業者は、電話を貸してくれる貸し電話業という業者に

頼らざるをえませんでした。

電話番号を借り、借りた電話番号の電話番をしてくれる業者か数は極めて少なかった

のですが存在していました。

会社の電話を引くのに半年、1年かかるぐらいですから、一般家庭になると、当然電話

を手に入れるのは夢のまた夢でした。

電話が引いてある家は｢お金持ち｣の象徴だったのです。
近所の人達は、その家の電話番号を聞き出し、電話の無い近所の家々の電話取りつぎ

をさせられることが多々ありました。

電話のある家はいい迷惑だったのかもしれません。

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・私書箱②

いわゆる私書箱系サービスの中でも、住所貸しサービスであれば、名刺や

インターネットサイトへの表記、会社登記等に利用できるように設定された住

所なので、末尾にポスト番号が付くことはありません。安心してビジネスに利

用るすることができます。

私書箱と住所貸し、よく似た名前ですが、ビジネスとして利用するという視点

で考えた場合、その利用価値はまったく異なってきますので、慎重に選ぶこと

が大切です。

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また、郵便物の保管・転送に関して、当たり前なようでいて見逃されがちなポ

イントです。

私書箱・住所貸しサービスに共通ですが、月額の基本料金に加え、転送する

場合は、1通につきいくらという手数料がかかることが多いですし、中には1通

を受け取る毎に手数料がかかることもあるようです。

「月々たったの980円！！」といった謳い文句を額面通り受け取らず、契約の際

に転送料金についても細かく確認することが大切です。

逆に、そうした追加の手数料について明記せず、見た人の意欲をあおるような文

言ばかりを前面に出している業者は、信用できないと見てよいかもしれません。

届く荷物は宅急便などの大きいものなのか、ハガキや封書だけなのかという種

類・大きさ、週に何通くらい届くのかという頻度をあらかじめ予測し、業者に相談

してみましょう。そこで嘘偽りなく、きめ細かい情報提供や相談を行ってくれると

ころが良質な業者だと考えて間違いないでしょう。

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私書箱サービスとは、郵便物を保管するポストを設置し、契約者宛てに届いた

荷物や郵便物を仕分けて管理し、転送したり、しばらく預かって後日手渡しす

るというサービスのことをいいます。

したがって、私書箱サービスで使用される住所は、大勢の契約者が共通して使

用することになるのです。

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それを区別するために、たとえば「東京都新宿区新宿1丁目×番×号　新宿ビル5F」

という住所の後に「#1234」といったポスト番号が付加されることも多いようです。

しかし、せっかく新宿という最高級ブランドな住所を借りておきながら、あからさまにレ

ンタルポストだとわかるポスト番号が付いてしまうと、ビジネスとしては台無しです。

手紙の転送という個人的な目的で使用するのであれば問題はないのですが、正直、

名刺にその住所を載せることは躊躇すると思います。

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バーチャルオフィスとは、契約者に対して電話番号や住所を貸し出し、

電話を転送したり、契約者のサイト上や名刺等に住所を表記できるよ

うにするサービスです。事務所としての利用を一切せず、あたかもそ

こに事務所が存在するかのように事業を運営できることになります。

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事務所宛の電話は転送されるため、契約者が直接対応することがで

きます。

しかし、インターネットや名刺に掲載された住所を見て、お客様が突然

訪ねてきたとき、どうしたらよいか…。

看板の表記が異なることを不思議に思い、「ここは○○株式会社です

か？」などと尋ねる方もいるかもしれません。

そこはバーチャルオフィス運営会社ではなく、提携している事業所であ

ることが多いわけですが、そこでお客様にバレないように変に取り繕っ

てしまってかえって不信感を与えてしまうのか、「今担当者が外出中な

ので、折り返しご連絡させます。」といったフォローしてくれるのか。そこ

がひとつの大きな分かれ道であるということは言えるでしょう。

そこで、業者と契約をする前に、「こういったケースではどのような対応

をするのですか？」と聞いてみると、有益な判断材料になるかもしれま

せん。

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転送電話とは、かかってきた電話を転送機器を使用して契約者の携帯電話、

固定電話などに自動的に転送するサービスです。

バーチャルオフィスでは、主に逆転送と呼んでいます。

例えば、03で始まる番号を借りて、それを自分の携帯電話に転送することに

したとします。

あなたが業務に追われていて、どうしても携帯電話に出られない時、「ただいま、

電話に出ることができません」という聞き覚えのあるアナウンスが流れます。「電

源が入っていないか、電波の届かないところにいるため、かかりません」と言われ

た時には、すぐに携帯電話に転送されているとわかるでしょう。

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転送電話サービスに慣れている人や、予め転送されることを知っている人なら問題

ないでしょうが、「03番号なのに携帯につながった。どうなっている？」と、不審に思う

方も中に入ると思います。

こういった場合、たとえ外出中や業務に追われている時でも、契約者が転送モードを

解除し、携帯電話の留守番メッセージが流れないようにコントロールすることが大切

でしょう。

転送電話の契約の際は、こういった点が気になる場合は、業者に問い合わせること

が大切といえるでしょう。

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電話秘書代行サービスの場合、新規顧客の問合せや申込みを受け付けるという

役割に専念し、既存顧客や大事な取引先からの電話に対しては、携帯番号へじ

かにかけてもらった方が、迅速で正確な対応ができるかもしれません。

相手にバーチャルオフィスを利用していると分からないように気を使いすぎて、か

えって「何か怪しいな」と思われてしまうのは、絶対に避けたいものです。

それならば、いっそのこと堂々と「バーチャルオフィスなんですよ」と言ってしまっ

た方が顧客や取引先からも信頼されるのかもしれません。

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バーチャルオフィスを利用していることが、取り扱っている商品や自社のサービス

そのものに影響はしないでしょうし、バーチャルオフィスだからという理由で取引を

中止するなどという方はほとんどいないのではないでしょうか。

バーチャルオフィスで成功している会社は、おそらく少なくはないでしょう。

もちろん、自社がいい商品を扱っていたり、誠実なサービスを行っているというのが

前提であるのは言うまでもありません。

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一言で電話代行と言っても、いろいろなサービスがありますが、最も一般的なのは、

電話秘書代行と呼ばれる、オペレーターが対応するものです。電話機が自動的に電

話を転送するサービスと異なり、人間が対応しますので、どうしてもアナログな部分

が生じます。そこが魅力にもなり、時には仇にもなります。

情報システム化が進んでいる企業であれば、電話がかかってきた瞬間に、この電話

は誰からかかってきたか、どんな顧客で、過去にどんな対応をしてきたか、といった

情報がPC画面上に表示されるでしょう。

対応したオペレーターがベテランでなかったとしても、ある程度の対応できますし、ベ

テランになると効率よく質のいいサービスを提供できます。

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オペレーターの対応ということで話をすると、大抵の場合、

・「不在ですので折り返しお電話いたします」

・「ただいま席をはずしております」

・「ただいま外出しております」

などなど、マニュアル通りの言葉で対応するのですが、電話対応に不慣れな人だと、

例えば社名がすぐに出てこなかったり、その会社で働いているはずなのに、基本的

な情報について答えることができず、意味のわからない対応をしてしまうケースもあ

ります。

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顔がわかって、かつ、バーチャルオフィス業者自体に実態の

あるところを選んだほうがよいでしょう。

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業者に問い合わせる際に会議室があるかどうか、確認することを
お勧めします。

最近はオープン形式のバーチャルオフィスも増えており、会議室や
打ち合わせスペースのある業者も少なくはありません。

基本的には、レンタルオフィスと同様、予約制を取っているところ
が多く、事前に電話やメールで連絡をする必要があります。

特徴はさまざまで、完全個室で防音もしっかりしている所
から、天井まで届かない薄い壁で仕切られている所まで
あります。

それにより料金も様々ですが、完全個室は料金が高く、パー
テーションで仕切っているところは料金が安い傾向があります。

自分がどのような使い方をしたいかを考え、コストに見合った
所を選ぶのがよいでしょう。

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