MicrosoftExcelを使って作成した一覧表です。

表計算ソフトには、ファイルからデータを読み書きするための機能やデータを編集する機能も備えられているので、使い方さえ覚えれば、誰でも簡単に一覧表を作成して、コンピュータにデータを記録することができます。

表計算ソフトのデータベース機能データの追加や削除変更はもちろん、多くの表計算ソフトは指定した列を使ってデータを並べ替えたり、指定した条件でデータを抽出したりする機能をサポートしています。

たとえば、データを単純に書き込むだけのプログラムでは、同じデータが重複して記録されるのを防ぐことができません。

また、複数のファイルに分けてデータを記録したときは、それぞれのファイルの関係を維持するのも難しくなります。

これらの理由から、最近では、データの記録用にファイルを利用するだけで、その内容をデータベースとして使うことはほとんど行われなくなりました。

その理由の一つにこちらで起きた事例があります。

目的の値が見つかったときは、それに対応する実データをファイルから1レコード分読み込むという手順で検索を行うことができます。

索引を読み込むときと対応する実データを読み込むとき、計2回のファイルアクセスで済むため、1レコードを読み込むたびにファイルにアクセスする直接編成ファイルよりも高速に検索することができます。

たとえば索引領域が250バイト、1レコードのサイズが80バイトの場合、先頭レコードは250バイト目から80バイト分、2番目のレコードは330バイト目から80バイト分です。

直接編成ファイルと同じように処理に時間がかかってしまいます。

この問題を解決するのが索引領域です。

索引とデータを別々のファイルで記録する方法もあります。

72列目のデータも先頭列と同じ条件を満たしていますが、文字数の多いデータは索引には向いていません。

直接編成ファイルと同じように、1レコードのサイズが決まっている索引順編成ファイルでは、ファイルの任意の位置から指定したバイト数分のデータを自由に読み書きすることができます。

ただし、索引順編成ファイルの場合は、先頭に索引領域が含まれていることを忘れてはいけません。