秘書A子の上司（営業本部長）主催の支店長会議が長引いていて、5時に終わる予定が5時30分の今も続いている。予定では、上司と出席者、社内関係者の懇親会を6時から、車で10分ほどの会場で行うことになっている。そこへ上司から、会議は6時ごろ終わる、懇親会は6時30分からという連絡が入った。このような場合、A子はどのようなことをしなければいけないか。箇条書きで三つ答えなさい。

【解答例】

1.社内の関係者に、会議の終了予定時間と懇親会の開始時間の変更を連絡する。

2.紺視界の会場へ遅れることを連絡する。

3.車の手配の時間を変更する。

次の統計をグラフにする場合、どのようなグラフにしたらよいか。一つずつ答えなさい。

1)平成24年度製品別売上高
2)職場環境満足度調査の結果
3)平成25年度4月1日現在の各部署の社員数
4)過去10年間の社員一人当たりの年間労働時間の推移

【答】

1)棒グラフ

2)円グラフ・帯グラフ

3)棒グラフ

4)折れ線グラフ

次の言葉の下線部分を、秘書が言う丁寧な言葉に直して答えなさい。

1)取引先に、上司（T部長）は用事があって行けないと伝えるとき。
　「Tは所要がございまして、本日は(a)行けなくなってしまった。(b)迷惑を掛けて、大変申し訳ございません」

2)部下と打ち合わせをしている上司に、R社のG氏が急用と言って訪れたことを伝えるとき。
　「(a)話しているときに失礼する。R社のG様が急用とおっしゃって(b)来社した」

【解答例】

1)(a)伺えなくなってしまいました

　(b)ご迷惑をお掛けして

2)(a)お話し中失礼いたします

　(b)来社されました

営業部の兼務秘書A子が電話を取ると、相手の用件は営業部ではなく宣伝部が担当する内容だった。電話は宣伝部へ回すことになるが、このような場合、かけてきた相手にはどのように言えばよいか。その言葉を「　　」内に答えなさい。

【解答例】

申し訳ございません。こちらは営業部でございます。そのようなご用件は宣伝部が担当しておりますので、そちらにお電話をつなぎます。少々お待ち願えますか

秘書A子は上司から、会議記録を作成するように指示された。次はA子が、会議記録を作成するために順に行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)会議の議題を事前に上司に確認し、配布資料にも目を通した。
2)記録に漏れがないよう、ICレコーダーで録音することの許可をもらった。
3)会議記録はいつまでに作成し、内容の確認はどのようにすればよか上司に確認した。
4)A子の席は出席者が見渡せて、しかも出席者の目障りにならない場所を選んだ。
5)会議の場にいてよく聞き取れなかった箇所は、発言者にその場で確認した。

【答】5

【解説】

その場で確認すると、会議進行の妨げになるので、確認する場合は会議終了後にする。

次は文書とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)始末書＝過失や事故のいきさつを説明し謝罪するための文書。
2)依頼状＝人に何かをしてもらいたい場合、それを頼むための文書。
3)紹介状＝自分の知り合いや団体を、よそに引き合わせるための文書。
4)督促状＝約束したことが実行されない場合、それを催促するための文書。
5)照会状＝前回と同じ製品かどうかを、照らし合わせて確認するための文書。

【答】5

【用語】

●照会状…取引上の疑問点や不明点などを取引先等に対して問い合わせるもの。

次は手紙文の一部とその下線部分と同じような意味を持つ用語を組み合わせたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)ご引見くださいますよう＝ご面会
2)ご休心くださいますよう＝ご安心
3)ご自愛くださいますよう＝ご愛顧
4)倍旧のご支援を賜りたく＝一層の
5)衷心よりおわびいたしたく＝心より

【答】3

【用語】

●引見（いんけん）…地位の高い人が、人を呼び入れて対面すること。

●休心（きゅうしん）…心を休めること。安心。

●自愛（じあい）…自分を大切にすること。自分の健康状態に気をつけること。

●倍旧（ばいきゅう）…以前よりも程度が増すこと。

●衷心（ちゅうしん）…心の中。心の底。

●愛顧（あいこ）…目をかけ引き立てること。

次は秘書A子が上司から取り寄せるように指示された資料と、それを取りに行った部署の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)商品の売上状況＝販売課
2)来期の社員採用予定＝人事課
3)商品Aの市場調査報告書＝総務課
4)過去5年間の賞与支給額＝経理課
5)社員の健康診断の受診状況＝厚生課

【答】3

次は秘書A子の、ファックスの送信の仕方である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)送信したら、送信確認をファックス機でしている。
2)送信状には、送信する文書の枚数を書き入れている。
3)文字が小さい文書は、拡大コピーしてから送信している。
4)急ぎの文書は、届いたらすぐに連絡してもらいたいと送信状に書いている。
5)よく送信する相手は、番号間違いをしないようにファックス番号をファックス機に登録している。

【答】4

【解説】

4)急ぎの場合は、ファックスを送った後にこちらから電話をする。

次は秘書A子が、上司のスケジュール管理で行っていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1)翌日の予定は、前日の就業時間前に上司に確認している。
2)上司の私的な予定は、人の目に触れる予定表には記入しないでいる。
3)上司が会議へ出席したり外出したりするときは、次の予定を伝えている。
4)社内の定例会議や業界の定例会合は、他の予定より優先させて入れている。
5)スケジュールはパソコンで管理しているが、朝一番でその日の予定表を印刷し、いつでも見られるよう身近に置いている。

【答】4