1．最初に改善する業務を一つ選ぶ

「すべてを効率化する」では範囲が広すぎます。例えば「注文を受ける→商品コードを確認する→在庫を確保する→出荷準備へ渡す」という流れに絞ります。各段階の担当者、使っているツール、転記が発生する箇所を記録してください。欠品やキャンセルが起きた場合の扱いも、通常の流れと一緒に確認します。

2．どのデータを正とするか決める

商品、顧客、価格、在庫の情報が複数の表やシステムにある場合、どれを基準に更新するかを決めます。担当者と変更権限も必要です。匿名化したサンプルを用意し、商品コードの重複、空欄、表記の違いを確認すると、移行や連携の相談を具体化できます。

3．標準機能・既存システム連携・個別開発を比べる

既製ERPの標準機能で業務が回るなら、設定中心の導入を検討できます。今のツールを残すなら、データの連携方法と責任分担が重要です。独自の業務ルールが欠かせない場合は個別開発も候補になりますが、保守や変更時のテストまで考えます。会計、過去データの移行、経営レポートを今回の対象に含めるかも明記しましょう。

4．「完成」の条件を先に書く

画面が動くだけでは、業務で使えるかを判断できません。「同じ注文が二度届いても二重登録されない」「存在しない商品コードは確認待ちになる」「キャンセル後の在庫が合意したルールで戻る」など、入力と期待する結果をセットにします。権限不足や通信失敗からの復旧も確認項目です。これらは導入前に合意するテスト例であり、特定製品の検証結果ではありません。

5．費用の内訳を比べられる資料にする

見積もり依頼には、業務の流れ、利用中のツール、利用者の役割、想定件数、匿名化データ、例外ルール、受け入れ条件を添えます。ライセンス、移行、連携、テスト、操作説明、保守、追加変更を分けてもらうと、金額の差が何を意味するかを確認しやすくなります。

今日できる小さな準備

まずは「最初に改善する業務」「現在困っている点」「今回やらないこと」をそれぞれ一つずつ書いてみてください。小さく始める場合も、初回リリースの境界と、業務判断をする担当者を明確にすることが大切です。

本記事は、ERP開発・システム連携に取り組むPlainAIWorkが作成しました。サービスや業務整理の情報は公式サイトでご覧いただけます。

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