割合にすると1日の3〜5割合を、問い合わせへの対応に使っています。

これだけ問い合わせに対応していれば、仕事の進みが遅くて当たり前。

と言うことで、どうやって改善するかを考えました！

問い合わせで減らせるのは次の2つ。

・問い合わせの回数

・対応にかかる時間

なので問い合わせの回数と、対応にかかる時間を調べることから始めます。

調べ方は簡単。

問い合わせを受けるたびに書き出していくだけ。

すると、問い合わせ内容とそれぞれの回数。

そして対応にかかった時間がわかります。

中身がわかったところで、まずは自分で改善出来るところから取り組んでいく。

ぼくの場合は…

・発注の確認

・図面寸法の確認

・入荷の確認

・社外からの問い合わせ

…の問い合わせがあることがわかりました。

この中で頻度が多いのは、発注と入荷の確認。

それと、図面寸法の確認です。

なのでまずは、自分で改善出来そうな発注の確認と入荷の確認から、削減方法をかんがえます。

例えば…

問い合わせが来る前に部材を揃える。

社内で閲覧出来る入荷リストを作る。

分かりやすい在庫管理を徹底する。

…などですね。

問い合わせ対応にかかる時間を減らせれば、かなり仕事が楽になるはず。

だいぶ面倒ですが、地道に取り組みます。

なぜなら文章は、読む人によって受け取り方が違うから。

特に、相手の身辺に関する冗談(持ち物や体のことなど)は、最悪です。

あなたは冗談で書いたとしても、相手は馬鹿にされたと感じるかもしれません。

その上メールは消さない限り残ります。

腹の立つメールでも、重要な内容だと消せませんよね。

読み返すたびに腹の立つ冗談が書いてあったら…。

怒りが蓄積し、どんどんその人のことが嫌いになっていきます。

つまり、たった一度のつまらない冗談で、永遠と嫌われ続けることになるのです。

たまに公私の区別が付かず、ビジネスメールに冗談を書く人がいます。

ですがビジネスメールに書く冗談は、関係を悪化させるだけです。

必要のないことは、書かないようにしましょう。

仕事を効率化するポイントは、作業の種類、作業にかかる時間、作業の頻度を確認すること。

そして時間と頻度を確認するときに役立つのが、タスク管理で作成した作業リストです。

どういうことかと言うと。

タスク管理ではその日にやるべき作業を、全て書き出してリストを作りますよね。　

そして終わった作業から、チェックを入れていきます。

このチェックを入れるときに、作業時間も一緒に記入するんです！

すると作業リストを見るだけで、どの作業にどのくらい時間が掛かっているのか一目瞭然。

さらに作業リストの作成と時間の記入を続ければ、作業の頻度も把握できます。

作業の種類と時間と頻度が分かれば、効率化するポイントもすぐに見つかります。

例えば頻度が多い作業は、頻度を減らす工夫をすればいい。

時間が掛かる作業は、テンプレート作成や自動化を考える。

仕事の全体像が見えれば、効率化は思っている以上に簡単です。

そして効率化をして後も作業リストを作り続ければ、どの程度効果が出たのかも把握できます。

つまり、タスク管理用の作業リストを流用するだけで、仕事の効率化も捗るんです。

そのために必要なのが「タスク管理」です。

タスク管理とは、タスク(作業)を管理すること。

つまり、やるべき作業をリストアップし、優先順位をつけることで管理する方法です。

タスク管理のメリットは、やるべき事が明確になりること。

次なんの仕事をやろうかと、悩む時間がなくなること。

そして、仕事のモレがなくなることです。

こうやって言うとなんだか難しそうですが、やってみればとても簡単。

まずやるべきことは、今抱えている仕事を箇条書きで全部書き出します。

ポイントは、出来るだけ細かい作業に落とし込んで書くこと。

例えばプレゼン資料の作成なら、データ収集や集計、パワーポイントの作成、説明文の作成などに細分化します。

出来るだけ作業を細かく書くと、頭の中がスッキリして、仕事に集中しやすくなるんです。

つぎに書き出した作業に優先順位を付けます。

優先順位を付ける基準は…

1、期日が近くて時間が掛かる

2、期日が近くてすぐ終わる

3、期日が遠くて時間が掛かる

4、期日が遠くてすぐ終わる

…です。

他にも優先順位をつけるポイントはありますが、基本は上の4つで十分。

さて、作業をリストアップし優先順位をつけたら、作業開始です。

やるべき事が明確になり、頭もスッキリしているので、作業がメチャクチャはかどるはず！

作業が終わったらリストから消すことを忘れないで下さいね。

ちなみに翌日からは、作成したリストに新しい仕事を追加し、再度優先順位をつけ直します。

毎日更新することで、リストを作る手間が減り、タスク管理がやりやすくなります。

朝イチでリストを作成する習慣をつけると、想像以上に効率よく、作業を進めることができますよ。

断るのが下手だと、膨大な量の仕事を任されたり、やりたくない仕事をやる羽目になったりと、沢山の不利益を被ることにつながります。

と言うことで、仕事を断るちょっとしたコツを4つ紹介。

1つ目のコツは、出来ない理由を明確につたえること。

例えば「忙しくて無理！」とストレートに仕事を断れば、「忙しいのは皆同じだ！」と、反論されていまいます。

同じ忙しいでも、今引き受けている仕事の数、それにかかる時間を伝えてから断れば、相手も納得しやすいです。

2つ目のコツは、「迷惑をかけたくない」と言う気もちを伝えること。

つまり、「時間がなくてこれ以上の仕事は引き受けられない。もし引き受けてしまうと、あなたにも迷惑をかけてしまう」と、伝えます。

相手に配慮していることを伝えれば、悪い気はしないものです。

3つ目のコツは代替案を提案すること。

ただ断るだけでは相手も、「拒否された！」と思うもの。

なので断る代わりに、「Ａを誰かに振替えてもらえば引受けられます。」「来週以降であればできます。」「他にできる人が居ないか探してみます。」など、代わりになる案を伝えます。

相手としても代替案を提示されれば、悪い気はしないものです。

4つ目のコツは、一言詫びること。

関係を悪化させないために詫びるのは、日本の文化です。

「申し訳ございませんが…」

「せっかくのお話ですが…」

「ご期待に沿えず申し訳ございません」

自分が悪い訳ではないのに詫びるのに、抵抗を感じるかもしれません。

ですが一言詫びる言葉を添えると、グッと印象が良くなります。

と言うことで、仕事を断るコツは4つ。

1、理由を明確に伝える

2、迷惑をかけたくないことを伝える

3、代替案を出す

4、一言詫びる

この方法で、大抵の仕事は穏便に断ることができますよ。

「そんなこと、言わなくてもわかるだろ！」

と、怒られた経験がある方も多いのでは？

残念ですか、あなたの考えていることは全て言葉にしないと、相手に伝わりません。

たとえ仲の良い家族や恋人でも、「察しろ」はかなり無茶な要求です。

ましてや仕事上の関係なら、１から10まで言わないと、正確には伝わらないもの。

相手に「察しろ」と期待し、伝わらなければ「言わなくてもわかるだろ！」と怒る。

これ、めちゃくちゃ迷惑手で身勝手な行為なんですよ。

そもそも「察しろ」と、必要なことを伝えないのは怠慢でしかありません。

楽に仕事をしたいなら、「察しろ」で手を抜くのはやめるべきです。

どうしても伝える時間がないのなら、手順書やマニュアルを渡す。

指導員を別でつけるなど、工夫すればいいだけのこと。

何もせずに察することを期待すると、どんどん仕事が面倒になっていきます。

と言っても、指示された仕事を全て断われ！　という意味ではありません。

ポイントは量と時間。

まず、自分の役割と関係のない仕事とは距離を置くこと。

役割と関係のない仕事は、別でやるべき人がいるはず。

なので距離を置くのはそんなに難しくありません。

そしてやりたくない仕事は、できるだけ穏便に断ります。

「やりたくありません！」と、ストレートに断っちゃだめ。

その仕事ができない理由、相手に及ぼすであろう不利益(迷惑をかける、納期に間に合わないなど)を、丁寧に説明してください。

仕事と距離を置く、断ることで全体の量を減らすことができます。

ただもう1度書きますが、全て断われ！ ってことではありません。

自分がやるべき仕事は、責任を持って行ってください。

時間のかかる仕事、面倒な仕事はかかる時間を減らします。

そのためにはどこが面倒なのか、どの作業に時間がかかっているのかを、じっくりと観察することが必要です。

そして作業を削る、自動化を図る、他の仕事のやり方を応用する、などして仕事にかかる時間を減らしていきます。

あるいは作業の順番を変えるのも、いいかもしれません。

仕事の量とかかる時間を減らすのは、意外と手間のかかる作業です。

ですが腰を据えて取り組めば、自分の仕事を楽にできますよ。

いい大人が人に甘えるのって、結構抵抗がありますよね。

仕事を任された以上責任もありますし、プライドもあります。

だから人を頼ったほうが楽だとわかっていても、なかなか甘えられないものです。

でも、仕事を楽にスムーズにすすめるには、思い切って甘えることが大切。

1人で出来ることをは限られています。

1人より2人。

2人より3人のほうが、仕事が早く終わるのも事実です。

なので変なプライドは捨てて、思い切って甘えましょう。

苦手なことは得意な人に任せる。

手が回らなければ「手伝って」と言う。

自分よりできる人がいたら、やり方を教えてもらう。

人に甘えることは恥ずかしいことじゃありません。

手を貸してもらったら、キチンとお礼をして、いつか恩返しをすればいいだけです。

仕事を楽に進めたいなら、甘えることも選択肢に入れておくこと。

そして、変なプライドは捨てることです。

なぜなら上司の承認があるだけで、仕事の責任が半分以下になるから。

つまり上司の承認には、その仕事を進めることを認めた、という意味があるからです。

例えば購買の注文書。

もし上司の承認なしで注文を出せば、その責任は注文した人が負うことになります。

(と言っても上司の管理責任もありますが、それは置いておいて・・・。)

でも、上司の承認を取っておけば、発注を認めた上司の責任に出来るのです！

少しだけずるい気持ちになりますが、楽に仕事をするには大切なこと。

少しでも責任は軽いほうが、気持ちは楽になりますよね。

それに上司の承認を取ることで、間違ったことをしていないという、安心感を得ることができます。

だから、何か仕事を進めるときは、上司の承認を取りましょう！

ということで、上司の承認を取るのは身を守る意味でも大切だよ、という話でした。