目次

１：準備するのは2つだけ

２：タイトル＆本スライド

３：番号・説明文でポイント解説

まとめ

↑上記Slideshareにて資料を閲覧いただけます

１：準備するのは2つだけ

まずはじめに2つ長方形を作ります。何色でも構いません。１つは塗りつぶししたもの。もう1つは塗りつぶさずに外枠だけ描いたものを用意します。

実はこの２つだけでもほとんどのスライドが作れてしまうほど便利な道具ですので、覚えておきましょう！

２：タイトル＆本スライド

最も王道の使い方として「塗りつぶしした長方形＝タイトル」「塗りつぶさない長方形＝本スライド」という使い方があります。

この使い方が王道と言われる理由としては、タイトルページに来た時に聞き手がすぐにタイトルだと分かることにあります。

塗りつぶしのスライドをタイトルでのみ使うことで、その統一感を出す効果があります。

一方で塗りつぶししないスライドは白の面積が大きく、文字のみでなく、画像やイラストを追加しやすいメリットがあります。

このスライド自体も、枠のみの長方形の中に、色んな要素を盛り込んで統一感を出すことを意識しています。

３：番号・説明文でポイント解説

最後に、最も述べたいこと（プレゼンのポイント）を表現するときにも、長方形が活用できます。

冒頭の番号は塗りつぶし。説明文や詳細は塗りつぶしなしの図形が便利です。

他にも単語は塗りつぶしの図形で、

長文は塗りつぶしなしで、黒文字が最も視認性が高くなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。長方形を使いこなすことが出来ると、それだけでシンプルで統一感のある資料作成が可能になります。長方形については、その他の活用法もあるので別の記事でも取り上げていきます。

目次

１：パワーポイントに流れを作る

２：内容を流し込む

３：型から取り出し、微調整する

まとめ

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１：パワーポイントに流れを作る

ブリッジスライドという、各項目の先頭に入れるスライドが有ります。中タイトルのやくわりがあります。

ここに先程の3つの項目を入れていくとそのあとの資料作りがはかどります。

タイトル　｜　本スライド　｜　タイトル　｜　本スライド　｜　タイトル　｜　本スライド

このような流れではじめに流れを作っておきます。

できればタイトルページのデザインは統一されている方がよいです。

デザインよりも統一性が、パワーポイント資料の中では重要な要素になります。

２：内容を流し込む

先程作った流れ（型）に内容を流し込みます。鉄やプラスチックの容器を作る際に、

先に型を作り液体上の鉄やプラスチックを流し込むのと似ています。

固まった鉄を削っていくのは骨が折れますが、はじめに型を作ってしまえば

後は流し込み時間を置いて固まるのを待つだけなので非常に効率的に作業が進みます。

３：型から取り出し、微調整する

最後に資料全体を眺めます。型から取り出すというのは、例えば、全スライドを印刷して紙で眺めてみることを指します。はじめに紙とペンでアイデアを書き出しました。それと同様、紙で最終チェックをします。この目的は客観的に見つめることと、全体を改めて見つめ直すことにあります。

スライドとスライドの間に補足の説明が必要かもしれません。画像を入れ替えたほうが良いかもしれません。そういった、最後にこうした方がよいかもしれないという気づきがあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。前編、後編の流れを通して実践して頂けると、資料作成の効率がグッとあがります。ぜひ試してみて下さい。

著者情報

プレゼン資料&動画作りのエキスパートGN1。課題やテーマ設定、構成、デザインに到るまでのストーリーを提供。数多くの企業の資料＆動画制作をサポートし、商品・サービスの認知拡大、販売促進に貢献しています。

目次

１：紙とペンを用意する

２：ブレストする

３：重要なもの3つに絞り込む

まとめ

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１：紙とペンを用意する

どんなに急いでいても急いでいるときこそ手書きをします。時間の目安としては、30分以上、作成時間があれば手書きです。それ以下の時間であればそもそも資料を作成することはやめて、既存の資料をそのまま使うか、資料なしでメールや口頭の説明に切り替えます。

手書きをする際に、紙とペンを用意しましょう。色は黒だけでも構いませんし、色分けしたい方は赤、青があっても良いと思います。

２：ブレストする

何についての資料か決まっている場合（ほとんどの場合は、すでに目的が決まっていると思います）は、その目的にあった内容を資料に入れていきますよね。ブレストして、何を伝えたいか思いつくだけ書き上げていきます。

この時、アイデアを出しているだけなので、綺麗に書く必要も無ければ、アイデアを絞る必要はありません。思いつくだけ書く、というのがポイントです。

３：重要なもの3つに絞り込む

ここで先程書いたアイデアの中で最も重要なもの3つに絞ります。目的を達成するための3つのポイントというところが重要です。何かの提案であれば、その提案を強化するポイント3つに絞ります。ここでテクニックが有ります。

先日「今ある「プレゼン資料」で大丈夫？資料リニューアルのチェックリスト4項目」という記事で、構成についてお話しました。

ここで課題＞原因＞解決策＞効果とありましたが、

これらの項目を3つづつ埋めていけると、効率が上がります。

例えば、売上が下がっている要因は、ABC。その原因はXYZ。これを解決するのがαβγなど。

とにかく色々なことは考えずに、この型に合わせて項目を出して、整理していくと資料作りが進みます。あれもこれも、こうやって話したほうが良いんじゃないかなど考えているとそれだけで作業が遅れます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は資料作りを効率的に進めるための前半部分のお話をしました。別記事にていよいよスライドづくりに入っていきます。そちらも参考にしてみて下さい。

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１：3D化のイメージ

２：投資投影、面取り

３：角度調整も可能

まとめ

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１：3D化のイメージ

まず3D化のイメージですが、左図のような平面の図を1枚用意します。

それを右図のような3D、少し立体的な見え方のするものに変更する方法をご紹介します。

２：投資投影、面取り

やることは非常にシンプルです。先ほど用意した平面図を選択した状態で、パワーポイント上部の「図の書式設定」から図形の変更方法（いつくか選択できる画像アイコン）の中から選択します。

選択するのは「投資投影、面取り」です。

これを選択するだけで3Dになり、かつ角度も自動的につけてくれます。

３：角度調整も可能

あとはご自身の納得のいく角度に調整すれば完成です。

変更後の画像を選択した状態で「右クリック」＞「図の書式設定」＞「3-D回転」で

XYZの3つの方向へ回転させることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。パワーポイントだけでも、ちょっとした3Dアイコンが作れてしまいます。元になる画像だけ用意できればいつでも手軽に作ることができますので、ぜひ試してみてください。

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１：画像はそのままで図形を重ねる

２：モノトーン図形の見え方の違い

３：注目させたい場合の使用例

まとめ

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１：画像はそのままで図形を重ねる

元の画像を用意します。この画像をスライドめいいっぱいの大きさで使いながら上にテキストを乗せたい場合、どんな方法があるでしょうか。

1つは、画像を選択して、「図の書式設定」＞「色の変更」＞「ウォッシュアウト」という方法です。これは画像自体を極端に薄く（白く）する方法で手っ取り早い編集方法です。しかし課題もあります。それは画像が色飛びしてしまうことと、そのため画質が落ちたように見えること、あと細かな編集ができないことが挙げられます。

同じように画像を薄くしたい場合は、「図形」を活用して見ましょう。

画像の上に白い図形を置いて透過率を変えます。こうすることで画質を落とすことなく、画像の上にテキストを乗せることができます。

例えば、透過率を変えることで同じ白の図形を置いていたとしても、見え方が変わりますね。

２：モノトーン図形の見え方の違い

白と黒の図形を乗せた場合の見え方の違いを見て見ましょう。ここでは、パソコンを使用する頻度について表したいと思います。

白い図形を乗せるのか、黒い図形を乗せるのかだけでもこれだけ印象が変わりますね。ちなみに、印刷する際には、どちらかというと白い図形に黒い文字の方をお勧めします。

反対に投影する資料では黒い図形に白い文字が見えやすいです。

３：注目させたい場合の使用例

最後に、ある1つのポイントに注目させたいときの方法をご紹介します。先ほどの図形の色をと文字色を変更して見ます。

週に3回パソコンを使う人に焦点を当てたい場合、画像のような方法が良いでしょう。4つのポイントの中でまるでスポットライトを浴びたように見えます。このとき、黒い図形の方は文字も黒くすることで目立ちにくくすることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。図形を重ねて乗せることで画像を大きく使いながらもテキストを目立たせたり、ちょっと他とは違う資料を作成することが可能になります。ぜひ試して見てください。

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１：残すべきラインと消すべきライン

２：ひと目で分かるカラースケールの活用

３：シンプルに黒と赤で表現

まとめ

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１：残すべきラインと消すべきライン

Excelで表を作ると、よくこのような見た目になりがちです。Excelそのままのラインや、黒いラインを追加することで起きる現象ですが、これをシンプルかつ知的に見せる方法をご紹介します。

Step1:Excel全体を白いライン付ける

まずは、データ諸々を記入する前にExcel全体に白いライン付けを行います。こうすることで元のExcelのライン（グレーのライン）を含めて全て消すことができ、真っ白な紙の上にデータを乗せていくことが可能になります。

Step2:必要な箇所のみ黒ラインを入れる

データを挿入した後、必要な箇所だけラインを入れます。例えば項目名とデータの間がよいでしょう。

２：ひと目で分かるカラースケールの活用

先程のラインの話とは別に、状態に分けて色を付けることでわかりやすくする技術があります。Excelに元々備わっている機能を使います。

「条件付き書式」＞「カラースケール」を選択してみましょう。

例えば、順調に行っているものは濃い緑で、徐々に色を薄くしていくという設定で見てみましょう。プレゼンの際には、口頭で説明することが可能なのですが、資料を見てすぐに分かる作りにしていると決済者も迷わず判断ができますし、資料を作成している自分も頭の中が整理されます。

３：シンプルに黒と赤で表現

条件付き書式で色を分けることも出来ますが、アナログな方法を使うことも出来ます。黒字か赤字だけでもわかるとよいということであれば、50以上を黒、50未満を赤にすると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。同じデータを表で見せるにしても、ちょっとした工夫でわかりやすく説得力が増すことがよく有ります。ぜひ意識して取り入れて見て下さい。

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１：素材の探し方

２：高解像度・高画質を使用

３：色を指定して検索

まとめ

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１：素材の探し方

まず画像素材の探し方ですが、大きく分けて2つあります。

社内会議など・・・Google画像検索

対社外・商用・・・フリー素材、有料素材

ちょっとした会議に使う資料であれば、Googleの画像検索機能が便利です。何か検索して「画像」を選ぶと複数画像が出てきますね！

社外に展開する場合や商用として使用することが前もってわかっている場合には、フリー素材、もしくは有料素材をお勧めします。

２：画質は高解像度を使用

使用する画像ですが、1点注意点があります。それは「解像度の低い画像は見た目が悪い」ということです。どんなに素晴らしい内容を話していても画像が荒いと、どこか不安になります。小さい画像を引き延ばした時によく起こるのですが、もともと大きな画像、解像度の高いものを使うと良いです。

例えば、先ほどの画像検索の時に「高解像度　画像」や「高画質　画像」と調べると画質の良いものが出てきます。

３：色を指定して検索

今探している画像がある程度絞られている、スライドイメージから何色が良いか決まっている場合にh「色を指定して検索する」と良いでしょう。

Google検索であれば初めから色を指定することができます。例えばカフェの画像を調べているとします。

赤色系の画像を調べる時には、「カフェ」と検索してから「ツール」＞「色」で赤を選ぶと良いでしょう。

緑の場合には緑を選択します。その選択した色の画像が出てくるので、余計な画像を見る必要がなくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ちょっとしたコツで画像探しが楽になります。ぜひ試してみてください。

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１：大枠は「現状」と「提案」

２：細分化して4点押さえるとGood

３：具体例

まとめ

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１：大枠は「現状」と「提案」

話をする際に、みなさん自然にしていることがあります。それは「今どうなのか？＝現状」と「だからどうしたいか＝提案」というこの2つを日々無意識で会話しています。これをプレゼンでも応用します。

現状・・・売上が下がっている、会員数が伸び悩んでいるなど

提案・・・チラシを撒きたい、ブログを書こう、サンプルを配ろうなど

プレゼンは一言で言ってしまえば、上記2つで構成できます。ただし、このままだと2行で終わってしまうので、ここに説得力を持たせるために肉付けしていきます。

ちなみに、上記2行だといろんな質問を浴びそうですね。その質問に応えるべく、次の4点を押さえていきます。

２：細分化して4点押さえるとGood

現状と提案の2点をさらに深掘っていきましょう。

現状を構成しているのは、「課題（or問題）」と「原因（＝理由）」この2つです。

課題は、何かが原因となっておきており、提案の際にはこの原因に対して改善を示す必要があります。提案に関しては、「解決方法」と「効果（＝影響）」があります。この提案を受けて実行した際に、具体的にどんな解決方法を使うのか。そして、その結果、どんな効果があるのか。これを述べる必要があります。

決裁者は現状を認識し、その上で効果を天秤にかけて判断するわけなので、

ここをプレゼンで外すわけにはいきません。しっかりと端的に述べてあげましょう。

３：具体例

先ほどの例で、例えばラーメン店の店長に対して従業員が提案するとします。

課題：売上が下がっている

原因：客数が減ってきている、従業員の態度が悪い

解決方法：従業員教育

効果：客数が30%増、売上改善

という流れです。ちなみに、なぜ売上が下がっているかという点に対して客数が減っているということは店側でわかることですが、従業員の態度が悪いということはなかなか店側ではわからないかもしれません。

そんな時は、いつもきてくれているお客様にアンケートに協力してもらっても良いですね。

態度といっても感じ方は人それぞれだと思います。挨拶の仕方や、注文の取り方。レジでの対応かもしれません。具体的な改善ポイントがわかればそこを中心に教育することで改善が図りやすくなります。

客数が30%増というところは、自店舗ではなく多店舗での実績やチェーン店の他地域での反応などから試算することが可能です。あくまで可能性ですが、どのくらいか目安があると取り組みやすくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。エレベータープレゼンのポイントは、「課題」「原因」「解決方法」「効果」この4つを押さえて話すことにあります。

このポイントに沿って話すだけで説得力があります。あとはその時の持ち時間に合わせて、深く話すところ、割愛するところを決めていけばそれだけで仕事ができる人に一歩近づきますので、ぜひお試しください。

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１：身近な3という数字

２：ポイントが「1」つの場合どうなるか

３：ポイントが「5」つ以上は多い？

まとめ

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１：身近な3という数字

なぜ3という数が重要なのでしょうか。それを話す前に3という数が私たちの生活に身近であることを改めて知っていただきたいと思います。

例えば、「3匹の子豚」「3種の神器」「3日坊主」がありますね！実際にプレゼンでこの3という数は使われていて、初めてiPhoneを発表した際のジョブズ氏がMac、iPodに続く3つ目の革新的なデバイスと述べていましたね。

それに加えて、「iPodと電話、インターネット通信デバイスの3つを盛り込んだ1つのデバイスとして『電話を再発明する』」と発言していたのが記憶に新しいと思います。

２：ポイントが「1」つの場合どうなるか

では本題で、なぜ3という数が重要なのでしょうか。例えば、部長に提案を持ちかけた際にこのような会話をするとします。

あなた：部長！新プロジェクトについて案を考えてきました。

部長：どれどれ、見せてみなさい。

あなた：Aという案なんですけど（中略）。いかがでしょうか。

部長：う〜ん、確かによく考えているけど、他に可能性はないかな。

あなた：考えたんですけど、A案がベストです。

部長：その根拠を示しなさい。

あなた：ですから・・・

なかなか話が進みませんね。これは何かを判断するための材料が不足していることが原因です。これがベストです！と言われても本当にそうか？と疑いたくなるのが人間です。

いくつかの選択肢を見せた上で、その中でAが良いです。なぜなら〜という話ができると判断しやすくなります。

３：ポイントが「5」つ以上は多い？

先ほどとは正反対で、5以上の選択肢がある場合はどうでしょう？

あなた：部長！新プロジェクトについて案を考えてきました。

部長：どれどれ、見せてみなさい。

あなた：A、B、C、D、E…という案なんですけど説明しますね。え〜、（中略）。

部長：ちょっと待った。要点をまとめてきてくれないか。

あなた：もう少し話を・・・

部長：忙しいんだ。

あなた：・・・

こちらは選択肢は複数あるのですが、多すぎるために判断に時間がかかる、面倒であるという印象を与えてしまっています。

十分な量の情報を、簡潔に述べるためには5つ以上の選択肢は多すぎるのです。

ただし、A〜Fという選択肢がありますが、重要なのはAです。なぜなら〜。という話し方であれば、まだ話を聞いてもらえる可能性があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。何かを判断してもらう必要がある場合、3という数字がバランスよく、スムーズに聞き手の頭に入ってきます。

メリットやデメリット、課題や解決策を述べる際にはこの「3」という数字を意識して構成を考えてみてください。ちなみに、このブログも3という数を意識して構成しています。何かの参考になれば幸いです。

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１：まずはグラフを作成

２：自動でグラフを更新

３：ここで差がつく一工夫

まとめ

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１：まずはグラフを作成

はじめにベースとなるグラフを作成していきます。Excelを開いてください。

今回は、4月と5月の売上の比較をしようと思いますので、そのデータを表にしています。

表にしたいデータを選択したら、挿入＞グラフを選びます。棒グラフができましたね。

２：自動でグラフを更新

次にデータを更新してみましょう。中には、グラフを作成する度に新しくデータ（表）を作成する方もいますが、元にあるデータを更新するだけでグラフも新しくなります。

ここでは5月の売上を200万円から300万円に更新してみましょう。すると、右のグラフも300万円に更新されました。

これは一度グラフと元となる表を作ってしまえば使い回しができるので非常に便利です。覚えておきましょう。

３：ここで差がつく一工夫

最後に、Excelで作成したグラフをPowerpointに貼り付けます。

右クリックでコピー＆ペースト、もしくはControl+C→Control+Vでも可能です。貼り付けました。しかしこのままでは見た目がイマイチですね。

左の売上軸を消してみましょう。軸を選択してDeleteします。軸が消えました。

あとは微調整していきます。メモリ線も不要であれば削除し、代わりに右半分に大きく売上2倍の文字を入れます。

編集前後で比較すると、違いが明らかですね。後者の方がシンプルで、言いたいことがまっすぐに伝わってきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。グラフを作成してから一工夫することで、今までと違った印象、メッセージを伝えることが可能になります。ぜひ活用してみてください。

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