会議は、経営者のみ・幹部・従業員の一部・従業員全員と参加者はその会社の状況によって異なります。

一番会議を定着させにくいの従業員の方々です。

今回は、従業員の方に会議を定着させる方法についてお伝えしていきます。

目的をしっかり伝える

簡単なところから始める

会議が定着しないのは、「会議は無駄」「会議は長い」「会議は堅い」と言う悪いイメージと、そもそも会議のやり方がわからないと言う方が多いのが大きな原因の一つです。

最初は、議事進行をしていく人がリードをしながら、短い時間または時間通りに行なっていくようにしましょう。

例えば、本来であれば「売上を上げるためにどうするか？」と言うテーマを持って会議をするとしましょう。

各々が事前に準備をしてたくさんの意見が出て、施策を決定できればいいですが、最初からうまくは行きません。

最初はもっと簡単なテーマにし、意見ではなく感想を言ってもらうようにします。

感想も簡単な一言でいいでしょう。

とにかく回数を重ねて継続していけるようにします。

徐々に会議の形を作っていけば、会議は定着してきます。

実際に会議を定着させた会社の従業員の声

会議が定着したら管理会計を！

他国の現状はわかりませんが、コンサルティングサービスがまだまだ浸透をしておらず

大手コンサルティングファームやテレビドラマなどから色々な影響を受けているのだと思います。

私自身が「経営コンサルタントをしています」と自己紹介をした時に、相手の反応から受ける印象は「へー、それはすごい（なんか怪しい）」というものが多いと思います。

コンサルティングサービスが普通になっているのであれば、「どのような専門分野なのですか？」と言われるのではないでしょか？

「飲食店を経営しています」と言えば「へー、どんな飲食店ですか？イタリアン？和食？」となると思います。

同じく「医者をしています」と言えば「外科ですか？内科ですか？」となるのでないでしょうか？

今日はコンサルティングサービス・コンサルタントへの良くある誤解についてお伝えしようと思います。

■コンサルタントは何でも屋ではない

前の記事の繰り返しにもなりますが、コンサルタントは何でも屋ではありません。

何もかもを知っている訳ではありません。

コンサルタントも専門としている分野があります。

経営コンサルタントといっても、新規事業立ち上げの専門家かもしれませんし、特定の分野（小売業など）の専門家かもしれません。

これだけ専門家が進んでいる世の中なので、一人の人間が全てを深く知っているということは少ないでしょう。

何らかの専門分野があり、その専門分野についてより深く研鑽をしている方が多いはずです。

経営コンサルタントも同じで、特定の分野についての専門家なのです。

■コンサルタントは形がないサービスではない

コンサルタントは形がないサービスを提供しています。

基本的には助言を行なって報酬を得るので形がないというのは正しいでしょう。

しかし、私が知っているコンサルタントの方や私自身は、カリキュラム化できるほど具体的な方法を元に助言を行なっています。

つまり、文章として手順を明確にできるということです。

「まずはAをやって、次にBをやり、そしてCをやります」という手順です。

手順自体をお客様の状況に合わせてカスタマイズしたり、追加したりすることはありますがこの手順がないと「何をされるのかわからない」「コンサルの依頼をしたが、実際に動き始めてから何をするかがわかった」ということになります。

私がある相談者から聞いた話ですが、「あるコンサルタントにコンサルティングサービスの提供を依頼したが、その当日まで何をするかわからなかったので不安でした。実際にコンサルティングが始まったら『え？そんなことするの！？やめてよ！！』となってしまって・・・結果、会社内がめちゃくちゃになりました」とおっしゃっていました。

事前にどのような打ち合わせがあったのかはわかりませんが、「形がないサービス」をまさに販売してしまった結果がこれなのではないでしょう？

コンサルタントは裏方業務

これは数字だけ選考をしても、そこに意味付けができない、また会議がないと全体に情報共有ができないし、意見も聞けないため初期は数字面よりも理念作りなどが優先されてきます。

では、理念やビジョンができた後はどう進めていくのでしょうか？

ビジョンから逆算をして数字化・見える化する

ビジョンとは将来の会社の理想像のことを言います。

売上はいくらぐらいが良いのか？社員数は？店舗数は？どんな商品を扱いたいのか？

これらをまとめたものがビジョンであり、弊社ではお客様と一緒にビジョン表という複数年のビジョンを一覧にした表を作成していきます。

ビジョンは、なるべく具体的な数字を使うように作成をしていきます。

「地域１番店」ではなく、「●●市でのシェア30%の地域１番店」という感じです。

具体的な数字を用いて作成をすることができれば、ビジョンを実現できた時の決算書を作ることができます。

ビジョンという夢物語を数字に変えて、さらに具体的な決算書にして具体化をしていきます。

ビジョンと財務（決算書）を繋げていくという作業です。

現状の数字の状況を把握

同じように現在の決算書も確認をしていきます。

実際には、決算書のままではなく見やすい図形にして把握をしていきます。

粗利益はどのぐらいか？労働分配率は？営業利益率は？

これらを明確にして、ビジョンを実現できた時の決算書と比較をしていきます。

そこには大きなギャップが生まれるはずです。

日々のお仕事はこのギャップを埋めていくことになります。

現場でのデータ収集

コンサルとは「指導」をすることなので、経営コンサル以外にも「WEBの活用を教えるWEBコンサル」「SNSの使い方を教えるSNSコンサル」「人事面でのサポートをする人事労務コンサル」など様々です。

医者に専門分野があるように、コンサルタントにも専門分野があると考えるとわかりやすいと思います。

世間一般的にこの辺りの認識は低くコンサルタントと名乗っていると何でも知っている人と見られることも少なくありません。

弊社が提供しているのは管理会計コンサルティングです。

会社の経営数字をしっかり活かしましょうという体制づくり・組織作りをお手伝いしています。

管理会計コンサルティングの流れ

弊社が提供している管理会計コンサルティングは次のような手順で行っていきます。

①経営者の方の価値観の把握・ビジョンの作成

まずは経営者の方が何をしたいのかが明確ではないと現状とのギャップをつかむことができません。

また価値観がわからないと仕事の判断基準などを従業員に共有できないため、ここからスタートをします。

②会社の数字の把握

次に財務的に会社の状況を把握していきます。新規の事業であれば、キャッシュフロー表などを作成していきます。

ビジョン達成時の決算書などもシミュレーションをして現状とのギャップを明確にしていきます。

③各会議の実施

幹部会議・従業員会議などその時の会社の状況に応じて会議を開き①②を可能な限り開示していきます。

そして、ギャップを埋めるための方策を一緒に考えて実行をしていきます。

④データの取得

会議スタート時または会議が定着してから経営データの取得をしていきます。

売上の詳細なデータ（顧客別や地域別）、在庫の状況などを決算書からはわからない情報を集めていきます。

⑤定例会議

定期的に会議を繰り返し、③④の状況を確認してバージョンアップをしていきます。

それぞれにかかる時間は会社によって異なります。またカスタマイズをするので多少手順がかわることもあります。

短期の成果は出にくい

強い組織

他の記事でも書きましたが、中小企業では会議自体が定着していないため、まずは会議を行うことを常態化し、その後会議の質を高めるようにしていきます。

この段階で使う時間は、会社によって異なります。

会議がすんなり定着する会社もあれば、なかなか定着しない会社もあります。

会議を定着させていく過程で行うことがもう一つあります。

それは「従業員ヒアリング」の実施です。

「なんだ、そんなことか・・・」と思う方も多いでしょう。

当社のコンサルティングは、会議を行う・記録をつける・ヒアリングをするなどごくごく当たり前のことを行なっていきます。

全く知らない手法を教えてくださいという方からすると、「なーんだ、そんなことか」ということが多いでしょう。

しかし、会社がビジョンを作るとか、会議を開くとか、記録を取るとか当たり前のことができていない会社がほとんどです。

逆にいうとできている会社はどんどん組織として強くなり、大きくなっていきます。

中小企業には中小企業として留まっている理由があります。

これらのこともその一要因と言えるでしょう。

■ヒアリングを実施して現場の声を吸い上げる

従業員の方にヒアリングをする理由は２つあります。

それは・・・

１、会社の問題点や課題点を見つけること

２、会社の考えを伝えること

の２点です。

１、会社の問題点や課題点を見つけること

２、会社の考えを伝えること

従業員の方にヒアリングをする理由のもう一つは、会社の考えを第３者から伝えることです。

中小企業では、経営者の方と従業員の方との距離が近いがゆえに約束が反故にされたりすることが少なくありません。

従業員の方は、経営者の方が何か新しい良いことを言っても「本当かな・・・」と疑ってしまうことがあります。

第３者から「会社はこのようなことをしようとしている」と伝えることによって、「今回は違うのか・・・？」といつも違う感覚を持ってもらえるようになります。

■全ての声に回答をする

「ヒアリングなんかしても、どうせできもしないことを好き勝手に言うだけだから意味がない」

多くの経営者の方は、このようにおっしゃいます。

確かにヒアリングをすると「そんなことを言うのか・・・」と思ってしまうほど、幼稚な意見も出てくることもあります。

しかし、大事なのは従業員の声を聞いて全てに回答をすることです。

全てに応える必要はなく、できないことであればできないとはっきり回答することが大事です。

給料を倍にしてほしいと言われてもほとんどの会社では対応できないでしょう。

回答をせずに放置するのではなく、「できること」と「できないこと」をしっかり回答をするようにします。

一番良くないのは「言ってもどうせ何もしてくれないから意見なんて言わない」という状況を作ってしまうことです。

この状態になってしまうと経営者と従業員は完全に分離をしてしまい、会社が機能しなくなってしまいます。

■会議で言える環境を作る

要するに経営者の方に「5年後にどのような状態になっていたいのか？理想の状態はどのような状態か？」を確認していきます。

このビジョンが意外と不明確な経営者の方が多いのです。

今回はこのビジョンについてです。

ビジョン・戦略・戦術の順番に！

経営者は日々の売上や資金繰りに追われています（これは当社も同じ！）。

よく経営者には休みがないと言われていますが、一見のんびりしているような人でも毎日資金繰りなどを考えていてい、本当に休まるということがないという意味でもあると私は思っています。

これらの売上や資金繰りは非常に短期的なことです。

これらの短期的なことに追われて長期的な視点が持てないという方が多いので、ビジョンが不明確という方が多くなっています。

私のクライアントでも、「今が大変で、10年後なんて想像できない！」とおっしゃってた方がいます。

しかし、ビジョン＝会社の理想の状態がわからないと、長期的に何をすべきか、短期的に今日何をすべきかが決まってきません。

経営者の方がわからないのですから、そこで働いている従業員はもっとわかりません。

例えば、現在１店舗の飲食店をやっているお店が5年後には１０店舗・10年後には３０店舗というビジョンを掲げるのであれば、どのように店舗を増やしていくのか・どのようなことをしないといけないのかを考えることができます。

これらを考えることによって、今年・今月・今日やるべきことが決まってくるのです。

逆に、現在の１店舗の収益性をあげたいとか、売上は横ばいでもいいから提供するメニューを高品質にしたいとなればまたやるべきことも変わってくるでしょう。

ビジョンが決まれば、長期的な戦略が決まり、長期的な戦略が決まれば短期的な戦術が決まってきます。

逆に言えば、ビジョンがなければ戦略は決めることができないし、戦略がなければ戦術も決めることができないということです。

そうすると、とりあえず昨年または先月ぐらいの売上を・・・となり、日々の仕事は無味乾燥なものに変わってしまいます。

ビジョンは売上目標だけではない

コンサルティングという仕事をしているとよく起こるのが「コンサルタントに丸投げしようとする」という行為です。

コンサルティングサービスの内容にもよりますが、コンサルタントはあくまでサポートをする立場の第３者です。

実際に実行するのはその会社であり、率先すべきなのは経営者やその立場相応の人（店舗の責任者や部門責任者など）になります。

今回はこの経営者側が本気になることが重要だという点についてです。

■コンサルタントに丸投げするとは・・・

実際に経営に携わっている方であれば、自分の会社のことを四六時中考えていることでしょう。

私自身も同じで、頭から離れることはありません。

そんな方からすると思いもよらないかもしれませんが、現場に入って行うタイプのコンサルティングサービスほど全てを丸投げしようとする経営者が一定数存在します。

ビジョンの共有・従業員とのコミュニケーション・営業活動などなど。

コンサルタントはサポートを行うためある程度はこれらのことも行いますが、最終的に行うのは経営者自身です。

ビジョンが伝わりやすいように色々なアイデアや仕組みをコンサルタントも一緒に考えてくれるかもしれませんが、実際に伝えるのは経営者の方です。

営業の仕組みづくりをサポートしてくれるコンサルタントの方もいるでしょう。しかし、最終的にどんどん売り込みをするのは経営者やその会社の方です。

コンサルタントと現場の距離が近いほど、コンサルタントに丸投げをしようとする方がいます。

■人任せにしてもうまくいかない

当然ですが、丸投げにしても良い結果は出ません。

コンサルタントがビジョンを代わりに伝えたとしても、経営者の方がしっかり伝えないと響きません。

その他のことを経営者や責任者が率先して動かないと進んでいきません。

コンサルタントは、第３者としてあなたの思考の幅を広げてくれたり、考えをまとめてくれたり、経営をサポートしてくれる専門家です。

丸投げするのであれば、「代行業者」になります。

そもそも経営者が本気で動いていないのだから、周りの関係者（取引先・従業員・お客様など）に本気で響くはずがありません。

まずは経営者自身が、「自分が全責任を持ってこの事業を成功させるんだ！」と思うことが重要です。

■私の失敗例

当社でコンサルティングをするときには、会議体を中心にコンサルティング活動を行います。

経営者の方との会議だけではなく、現場の方との会議体も行います。

むしろ現場の方との会議体の方が重要かもしれません。

多くの中小企業では、現場の方に大切な情報を伝えていません。

会社のビジョンや、商品販売データなどなど。

その状況で、日々とりあえず与えられた業務をこなしているだけというのが実情です。

会社の存続の危機感や改善意欲は経営者のみで、他の従業員はとりあえず時間の切り売りをするだけという感じです。

これでは会社はよくなりません。

全員が会社の将来像をしっかりと認識し、同じ価値観で、共通言語（データをもとに話をする）で話をするためには、情報の共有が必須です。

■組織の3要素

組織の定義とはなんでしょうか？

人がたくさんいること？指揮命令があること？いろいろと浮かんでくるのではないでしょうか？

アメリカの経営学者であるバーナードという方が、組織の3要素は次の３つであると言っています。

①共通目標

②協働する意思

③コミュニケーション

これら3つを実現するためには、ビジョンなり、価値観なり、データなり共有することは必須となります。

しかし、多くの会社でこの3つのどれもできていないという状況になっています。

会社の方向性もなく、バラバラな価値観で働き、公式なコミュニケーションの場もない、という状況です。

■なぜ共有できないのか？

ではなぜ必要なことを共有できないのでしょうか？

いくつか理由はあると思いますが、以下の3つが大きな理由となっています。

①共有する重要性をわかっていない

まずは共有する重要性を経営者の方が理解をしていないため、共有をしていないという状況です。

「給料を払っているから働いて当然」と考えている方も多く、そもそも共有するという考えに至っていません。

またデメリットばかりを上げて共有することを拒むこともいらっしゃいます。

②共有できていると思っている

2つ目が共有できていると思っているということ。

自分の頭の中ではなんとなく会社の方向性などがはっきりしているが、明確な言葉や文章にしていないため周囲には伝わっていないという状況です。

なぜかこの状況で伝わっていると考えている方がいらっしゃいます。

③非公式に共有している

実際に従業員や幹部に伝えているが、非公式な会話の中で伝えているため従業員が本気だと思っていないこともあります。

伝えた時は「社長はそういう考えなのか」と理解をしても、その考えと反するような行為があると「やっぱりただ何となくいっただけか」となります。

実際にビジョンや理念などを浸透させるためにはしつこいくらいに伝えないといけません。

しつこいくらいに伝えて、ようやく一部に伝わりはじめる、ぐらいに思った方が良いでしょう。

ある経営者は事あるごとに自社のビジョンや理念や目指しているビジネスモデルを従業員に伝えていました。

「その話、何回も聞いたよ！」と周りは思ってしまうような状況です。

なぜここまで伝えるのかと尋ねたところ、「言ったことなんてほとんど伝わらない。10伝えて1も伝わらない。それであればしつこく繰り返し伝えるしかないでしょ？私も我ながらしつこすぎるかなと思ってしまうんだけどね」とおっしゃっていました。

共有するメリット

①意思決定の基準になる

②自発性が生まれる

③論理的に意思決定ができる

管理会計とは会計数字を会社独自に活用していこうということを言います。

では、組織としてはまずどこからスタートをしていけばいいのでしょうか？

ビジョンの共有？目標設定？

どれも正しいと思いますが、当社では会議の運営からスタートすることから進めております。

会議の運営の定着には一定の時間がかかります。

会議を始めても最初は色々な問題が出ます。

会議に参加する気がない人。

ネガティブな意見しか言わない人。

会議だからといって遅刻をしてくる人。

とりあえずその場だけの発言をする人。

意見を言わない人。

最初は会議の運営はなかなかうまくいかないでしょう。

中小企業では会議を行っていないケースがほとんどなのでこのような問題が出るのは当然です。

今までやっていなことをやるのですから当然です。

まずは一方的になりますが、情報を伝達することからスタートをしてみましょう。

情報をしっかり受け止めてくれるようになったらその情報に対する感想を聞きましょう。

感想が言えるようになったら独自の意見を聞いてみましょう。

どこかで大きなつまづきがあるかもしれませんが、会議が心理的安全性が担保された状態で、データを元に話し合いが行われるようになるまで改善を続けていきましょう。

気をつけないといけないのは、最初から高度な内容を求めてはいけないということです。

情報を伝えるのも難しいのであれば一定時間だけ雑談をするというところから始めないといけないかもしれません。

いきなり「会社のためになる意見を言ってくれ」と言っても言いません。

言いたいと思っても言えないのです。

「こんな意見を言って恥をかかないかな？バカにされないかな？怒られないかな？」

こんな風に考えている状況でスタートをするのですから。

忍耐が必要になりますが着実に一歩ずつ進めていきましょう。

会議を行っていない会社の方に多い意見が「会議なんて意味がない」という意見です。

一方、会議を導入した会社の方に多い意見が「（面倒だけど）会議は非常に大事」という意見です。

会議と聞くとひたすら黙って説教を受けるようなイメージが多く、このようなスタイルの会議（会議とは言えないと思いますが）だと意味がありません。

会議は、現状の把握した上で、みんなの頭を使って、何をすべきか、何ができるのか、誰がやるのかなどを話し合うことを言います。

簡単にいうと「みんなで協力して仕事をしよう」ということ。

会議という言葉から難しさを連想してつまづかないようにしましょう。

ちなみに組織としては会議の運営からスタートをすることを進めていますが、経営者の方には数字による現状の把握とビジョンの作成などを最初の１歩目（すいません、２つあるので２歩になっていますが）を一緒に行っていきます。

ビジョンなどの会社の理想像や価値観の明確化、売上や利益など現状の数字的な把握は非常に重要です。

会議を行って会社にまとまりが出始めるとこれらを共有することを初めていく段階になります。

実際にはこれらは同時に行っていきますが、ビジョンなどが受け入れらるのは会議を通じてチームとして機能をし始めてからがほとんどです。

実務上は会社によってやるべきことや始めることに違いが出ますが、会議を行っていないのであればまずは会議からスタートをしてみてはいかがでしょうか？

「大企業はお金がある」

「大企業は人材が豊富」

「中小企業は、独自性が強い」

「中小企業は、個性的」

色々な意見が出ると思います。

大企業は中小企業より「人・モノ・金」という経営資源が豊富で、中小企業は大企業にはないユニークさで勝負をしているという感じになるでしょうか？

ここについては全く異論はありません。

今回取り上げたいのは、情報量とその質についてです。

大企業と中小企業の大きな違いとして「情報＝経営上のデータが」を上げることができます。

以前の記事で管理会計について説明をしました。

管理会計は、基本的には大企業を中心に発展をしており、大企業に利用をされています。

大企業では、経営判断をするときに様々なデータを元に判断をしています。

データとは、顧客別や地域別などの売上データから在庫管理データなどのことを指します。

それは経営者などの会議から現場の会議まで広く浸透していることが多く、大企業の方はそれがごく当たり前になっているためそのすごさについては理解ができません。

一方、中小企業では社内のでデータの蓄積がない場合がほとんどです。

あるとすれば税理士先生に作成をしてもらった決算書のみという会社も少なくありません。

月々の試算表や資金繰り表などを作成しているケースも稀です。

会社のデータがないといことは、現場の状況を数字で把握することができないということになります。

中小企業でデータの蓄積がなされていない理由は様々ありますが、一番は必要性を感じていないという点でしょう。

システムなどが完備されていないというケースもありますが、データの蓄積はエクセルファイルのような簡単な形式でも管理ができるのでやはり必要性を感じていないというのが一番だと思います。

実際に管理会計について説明をして「うちではできない」「必要ない」という回答をいただくことも多く中小企業で導入するハードルは低くはないと言えるでしょう。

データによる判断ができないと何が起こるのでしょうか？

色々とありますが、問題を正確に把握ができない、勘に頼った経営判断しかできない、無駄が発生していることに気がつけない、変化に対応できない、などがあります。

定期健康診断などで考えるとわかりやすいと思います。

定期的に体の状態をチェックしているから、体重の異常値などに気がつくことができ、「運動不足かな？」「食べ過ぎかな？」と改善点を考えることができます。

まずは経営者が現場データの必要性を感じて理解をすることから管理会計の導入はスタートします。