普通に部分を総合計で割って100を掛けたものをすべて合計すれば100％になりますが、これは端数処理がきちんとなされていないからです。

   そこで関数ROUND-指定の位で四捨五入、ROUNDDOWN-指定単位で切り捨て、ROUNDUP-指定単位で切り上げを活用する必要があるのです。

   書式はROUNDを例にすれば、ROUND(数式,〇)小数第〇位で四捨五入です。〇は正の整数であれば、例えば1なら小数第１位で四捨五入、負の整数であれば例えば-1であれば10の位で四捨五入となります。

   どの関数を使った場合でも、各部分を足してみると、100％と一致しないことが多いかもしれません。

   そこで、実際の計算結果も表示して、微調整を施して100％となるように調整が必要です。

また、百分率を出す場合分母となる合計の数式が入っているセルを例えば＄A＄1のように固定して指定すれば分数の計算式をコピーして利用するのに便利です。

   自分で考えて、いろいろ工夫してみませんか？

   では、どうやったら落札業者名を探し出すのか。いろいろな方法があるかもしれませんが、関数CONGCANATEを使えば、可能となります。

   これは、全く小生が考えに考えて思いついた方法なので、おそらく絶対にオリジナルだと思います。

   達人からすると、何と面倒なことをやっているのだと思われるかもしれませんが、これでも導き出せるのは間違いありません。

   前置きが長くなりましたが、関数CONGCANATEは、カッコ内にセルをカンマで繋いで行くと、それが数珠繋ぎになるという関数です。これを応用する訳ですが、さてどうすればいいのでしょうか？

見積り価格のデータを参照するセルを同じ数だけ作り、関数IFを使ってIF(見積り価格のデータセル＝落札価格の場合，その列の最上部のセルの値(即ち見積り業者名です。)←真の場合，""《値を空白とします。→スペースではありません。スペースとするとスペースがデータとして入力されることとなりますので、文字と文字を繋ぐと間にスペースが入ってしまいますので、意味が異なることとなります。→例えば、文 字となることです。》)

   こうすることにより、落札価格のデータのセルに該当するセルだけに落札業者の名前が入ることとなり、それらを数珠繋ぎにすれば、行単位で落札業者名が抽出できます。結合できる項目(セルの値)は255個ですので十分大抵の場合見積り業者数をクリアできると思います。

   関数CONGCANATEの書式は、

CONGCANATE(A1,B1..,,,,z1)のようです。１つひとつ指定しないといけないので面倒ですが、数式のコピーの際に工夫すれば、大丈夫です。

   因みに数式のコピーの際、コピー前のセルとコピー先のセルの位置のズレ分だけ、自動的に変更されますが、そのズレは数式の入っているセルのデータ入力欄で、F4を押す毎に、例えば＝A4が、＄A＄1→＄A1→A＄1→A1のように、次々と変更されますので、コピー先の数式の書式を考えながら上手く設定すればコピーするだけで、必要な数式に変換されて行きます。

   この場合は、数式をIF(A1=落札価格のセルこの指定は固定書式の＄A＄1,A＄1)とした数式をデータ入力に対応するセル全体にコピーすれば、落札価格のデータが入力されているセルに対応する業者名だけが表示されることになり、それを関数CONGCANATEで数珠繋ぎにすれば、選択すれば、落札業者名を抽出できます。

   以上で、見積りに応用する例をひと通り説明しましたが、マスターするには実践により、試行錯誤することが必要と考えます。

   何度も書きましたが、これは小生としては画期的な秘伝とも言える方法と考えております。もっと楽な方法がないか気にはしておりますが、これにより、他の方法を考える必要が個人的には無くなってしまったので進化はしておりません。

   今回の書き込みは、かなりマニアックになっているかもしれませんが、実際に小生が事務に応用したオリジナルな方法ですので、ご理解願います。

   かつては、オートフィルターを使って抽出したデータだけをコピーしても必ず全体もコピーされてしまい、抽出データのみをコピーすることができませんでした。

   しかし、現在ではこれが可能となりました。できなかった頃と比べるとその差は本当に画期的とも言えるものです。

これができないと、抽出データ全体を取得するには、一行ずつコピーして貼り付けて完成するしかありませんでした。10数個のデータならば頑張れば、できるかもしれませんが、50個以上にもなると、集中力が衰え正確にコピーすることが難しくなってしまいます。現在ではこれがいとも簡単に出来てしまいます。

   さて、これを何に活用するのか？前回までに、『再見積り』と表示される設定を説明しましたが、この『再見積り』と表示されたデータのみを抽出して、業者さんに文字通り再見積りをお願いすればいいのです。

   だだし、再見積りにより戻って来たデータを元のデータに貼り付けようとすると１個１個、個別に貼り付けるしかありません。

   でも、その必要は証拠保存の考え方からすると、全く必要ありません。

   特に、見積り担当者には、業者決定という大きな役割がありますので、決定の経過はしっかりと保存して置く必要があるからです。

   これの書式はCOUNTIF(『数を数える範囲《範囲の最初のセルから最後のセルを選択して確定すればOKです。》』,『指定する数値《見積価格の最安値を選択する場合は、関数MINが入力されているセルを選択します。》』）です。

   この設定により、最安値の個数を数えることができます。

   すなわち、最安値が１個であれば予定価格を設定していなければ、落札価格となります。

   予定価格の設定も出来ます。その場合は、予定価格を設定したいセルにデータを入れて置き、その価格と最安値を比較してその価格以下であれば落札とすれば良いことになります。

   即ち、この場合は関数IFを使用して、IF(『予定価格』>=『最安値』,『最安値』→真の場合《その通りの時＝最安値が予定価格以下の場合最安値を表示することにします。》，『“再見積り”』《予定価格より見積り価格が高いので、再見積りが必要となるので再見積りと表示します。》）とすれば、自動的に落札か再見積りかを判断することができます。

   同様に最安値が複数あった場合も関数IFを使えば、再見積りとする設定が可能です。

    この２つを１度に考えるのは大変ですが、最安値が予定価格を下回っていた場合で、かつ、最安値が１つの場合は最安値を表示して、最安値が複数の場合は再見積りとすれば、設定完了です。

   これは、次のように関数IFを２つ重ねる書式により可能となります。

   IF(『予定価格』>=『最安値』,『最安値』→真の場合《その通りの時＝最安値が予定価格以下の場合で》,IF(COUNTIF(『数を数える範囲《範囲の最初のセルから最後のセルを選択して確定すればOKです。》』,『指定する数値《見積価格の最安値を選択する場合は、関数MINが入力されているセルを選択します。》』）＝1→真の場合＝《かつ、最安値が１つの場合》，『最安値』《最安値を表示します。》，『再見積り』《最安値が予定価格を上回っていた場合、もしくは最安値であったとしても最安値が複数の場合は、再見積りと表示します。))となります。

   これは、結構使い勝手が良いものです。但し、深く考えると設定が難しいくなるかと思いますが、少しずつstep by stepで設定すれば、きっと思い通りの設定ができると思います。

   設定は、メニューにおいて、ホームタブ→条件付書式→新規ルールで行います。

   ここでは、前回の関数MAXと関数MINにおいて触れました見積り比較の祭に、関数MINで抽出した最安値に水色を塗る設定をしてみます。

   この場合は、『指定の値を含むセルだけを書式設定』を選択し、セルの値→次の値に等しい→＝(関数MINが入力されているセルを指定)とします。

   イコール以下は、＝入力後、関数MINが入力されているセルをクリックして選択します。

次に書式を選択し、塗りつぶしタブ→水色を選択→OKをクリックすると設定完了です。

   これをデータ入力した全てのセルの範囲に設定すれば、設定完了です。最安値に水色で色塗りができます。

   試しに、この通りにしてみてください。出来た時は、少し達成感が得られるかもしれません。

   因みに、手書きの時代においては見積り比較の際に最安値の落札価格に赤マルを付けたりしていましたし、Excelにおいても最安値を探して色塗りを設定しても出来ますが、大量にあると集中力が続かなくなってミスを誘発することになってしまいかねません。是非、マスターしたいものですね。

   この応用は、本当に奥が深いと思いますのでいろいろ頭をひねって設定を自身で考えてみてください。きっとはまるかもしれませんよ。

   機会があれば、奥深い方も書き込んでみたいと思いますが、いきなり深く説明すると先に進めないので、今回は、ここまでとします。

   単に最大値や最小値がを出したいのならば、ソート機能を使いデータを並び替えればいいのですが、複数の項目のデータを同時に比較したい場合は無理があります。

   そこで、関数MAXを活用することとなります。

    さて、データの中での最大値や最小値を抽出しても、どの値がそれに該当するか分かりませんよね。せいぜい10個程度のデータならば、目で追えば、何とかなると思いますを、20ぐらいを超えるとそもそも画面で１度に見ることは不可能なので、画面スクロールしながら探すこととなりますが、ちょっと面倒ですよね。

   そこで、条件付書式により、最大値や最小値に合致するセルのデータに色塗りをするようにすれば、答え一発となります。

    この場合、条件付書式は複数設定できるので、例えば最大値だったら薄いピンク、最小値だったら薄い水色となるように設定すれば、１度に両方のデータのチェックが可能です。この設定方法は次回とします。

   関数を入れたセルは、データの右端が良いと思います。もちろん、関数にデータを被せてしまうと関数が消えてしまうので、関数を守るために、データの保護も入れて置きましょう。

   さて、これで最大値と最小値の抽出が完璧だと思われるかもしれませんが、ところが実際の事務に活用するとなると、例えば物品を調達する場合を例にすると、業者さんから見積りを徴収して、それを比較するには、最安値が複数あるとどっちにしたら良いのか困るし、そもそも複数あるのかも、一覧できません。

   そこで、関数COUNTIFを使い、最安値がいくつあるか数えてみれば、分かります。

   見積り比較の場合は、例えば再見積りを依頼するのも１つかもしれませんし、くじ引きで決めるという方法もありますが、１度に数百以上の見積りを比較する場合は、くじ引きは現実的ではないと思います。

   
関数COUNTIFの設定と複数同一見積りであった場合の再見積りについても、次回以降とします。