https://ameblo.jp/ytdream/ 自分の身の回りを整理することによって、自分の生き方を変えようとするブログです。今の自分をなりたい自分に変えるための方法について色々なことにチャレンジしていきます。 ja アメンバー限定公開記事です。 https://ameblo.jp/ytdream/amemberentry-11838644109.html Thu, 01 May 2014 15:43:39 +0900 アメンバー限定公開記事です。 https://ameblo.jp/ytdream/amemberentry-11836556110.html Tue, 29 Apr 2014 09:18:17 +0900 今度は実際に処理する予定を時間割という予定表で管理します。

ここで使用するのはGoogleカレンダーです。
カレンダーに書類を分類した時点で、各項目を入力します。
処理にかかる時間を見積もって時間割として入力します。

ここでのポイントはそのやることにかかる時間を把握することです。
これができないと仕事を終わらせることが出来ません。
すべてのやることを予定に入れて頭の中から追い出すことも重要です。

今日やることをその日の始まりの時間にカレンダーに入力します。

カレンダーの入力単位は30分なので予定は30分単位で入力します。
毎月あるいは毎日、毎週など繰り返し作業することは繰り返しの設定をします。
作業を忘れない、あるいは定着させたいと思うなら、毎日同じ時間帯に
設定することが確実に処理するために有効です。

朝の始まりの時間に時間割を作成する習慣ができると
その日やることに集中することが出来ます。

時間割で仕事の効率アップを図りましょう。

]]> https://ameblo.jp/ytdream/entry-11833418616.html Fri, 25 Apr 2014 16:00:41 +0900
取引先から送られてくる色々な資料や打合せの時に書いたメモ、
その他後で見ることが出来るだけでよいものはすべてデータ化して
捨ててしまいましょう。

その最たるものは名刺です。
連絡先が判ればよいので情報さえ残せれば紙はなくても困りません、
スマホのソフトで写真を取るだけでデータ化してくれるものもあります。

紙も情報はその時は後で見返すかもと思っても
実際はほとんどその機会は有りません。

その事柄に必要な情報はネットで検索しても得られるケースがほとんどです。

すぐに内容を確認したいような情報はGoogleドライブのスプレッドシートに記録します。
カテゴリーごとに分けてシートを作成しておけばそこだけを調べれば
必要な情報は、すぐに知ることが出来ます。

紙の整理法は上記の通り大きく分けて次の3つになります。

・不要なものはすぐに捨てる。
・スキャナーで電子化するかスマホで写真を撮る。
・スプレッドシートに内容を転記する。

前回仕分けした期限の無いものは増えてしまうので、
出来るだけすぐに上記のやり方で紙をなくすようにします。

慣れてくれば仕事の効率アップに必ずつながるはずです。


]]> https://ameblo.jp/ytdream/entry-11826687635.html Fri, 18 Apr 2014 20:35:53 +0900 取り掛かりましょう。

書類の分け方にもいろいろあると思いますが、
何を基準に分けると効果的でしょうか?

自分のスケジュールに沿って考えてみると、
その日のうちにやること、期日が決まっていること、
期日は決まっていないけどやらないといけないこと等があると思います。

大まかに分けると次の4つに集約できると思います。
1　今日やること
2　5分でできること
3　期日があること
4　期限がないこと

この4つに分類した書類を入れるケースを準備します。
それぞれにラベルと貼ります。

「今日やることは」は文字どおり今日中に処理しないといけないことです。
今日中と期限が決まっていなくても、急ぎの仕事や返事を要するものは
この中に入れておいて必ず今日中に処理します。
このケースは必ずその日のうちにカラにします。
この時、資料として取っておきたいものは電子化して残します。
その他の書類は処理を終わった時点でなくなっているはずです。
いらないモノはその場で処分しましょう。

「期日があること」は期日まで忘れるようにします。
ここに入れるものはGoogleカレンダーに期日を入れて
期日が来たら処理します。
コツは実際の期限より2，3日前に期日を設定すること。
そうすることによって、内容を吟味することが出来確実に処理できます。

この部分は重要なので再度書きますが、
この案件については完全に忘れてしまうことが
大事なポイントです。
GTDの目指すところはこの頭の片隅に
色々な案件があって目の前の仕事に集中できないという
事態を回避するのが大きな狙いです。

「期限がないこと」はそのままではたまる一方ですから、
期限を決めて見直しをします。
2か月あるいは3か月ごとに処理する日を決めて
一気に処理します。
これもGoogleカレンダーに処理する予定を書き込んでおきます。

「5分でできること」はリストを作成しましょう。

これは比較的短い時間でできるけれど
緊急性のない用事などを書きます。
これも完全に気になることを忘れて頭をクリアにすることに繋がります。
隙間時間にリストを見てできることをその場でやってしまいます。

このリスト作る時に注意しないといけないのは、
やることが二つ以上の案件は必ず期日があることの
ファイルケースに入れることです。
ひとつの行動の結果によって次の行動が変わるような案件は
プロジェクトとして期日があることに入れます。

プロジェクトの考え方はこれも非常に重要なので
後で詳しく記述します。

]]> https://ameblo.jp/ytdream/entry-11823513902.html Tue, 15 Apr 2014 15:49:10 +0900
片づけ体質です。

せっかく張り切って部屋を片付けても
すぐに散らかってしまうのは、片づけ体質になっていないから。

そもそも片付かないのはいらないモノがあふれているからです。
まずはとにかくモノを減らすことから取り組みます。

今現在使っていないものはほとんど不要のモノばかりです。

片づけの第一歩は整理です。
要はいらないモノを捨てること。
まずはそこから取り組みましょう。 ]]> https://ameblo.jp/ytdream/entry-11822527700.html Mon, 14 Apr 2014 13:34:24 +0900
今はいろいろなものが散乱して見た感じも使い勝手もよくありません。
とにかく使えるデスク周りになるようにモノの整理を始めます。

具体的には

いらないものを処分(思い切って捨てる)
本の整理
文房具を整理
モノの置場所を決める

以上のことを時間をかけてキッチリとやる



]]> https://ameblo.jp/ytdream/entry-11820118945.html Fri, 11 Apr 2014 22:26:43 +0900